Assistant Administratif et Financier - Communauté d'Agglomération Paris Saclay H/F

Structures de coopération territoriale

L'agglomération Paris Saclay recrute dans le cadre d'une création de poste au sein de la direction des Mobilités, son futur assistant administratif et financier H/F, basé à Orsay.

Il aura en charge :
- le secrétariat de la direction
- la gestion des crédits

Mission 1 : Secrétariat administratif de la direction :
- Gérer les agendas du directeur et des agents de la direction,
- Organiser des réunions internes et externes pour les agents de la direction : préparer et diffuser les ordres du jour, préparer les salles de réunion, prévoir les outils nécessaires (informatique, ...),
- Assurer le respect des délais de transmission de documents avant les réunions,
- Enregistrer, traiter, diffuser et suivre le courrier de la direction,
- Suivre les notes émises par les agents de la direction envers la direction générale et le cabinet,
- Participer aux réunions de la direction et à la communication interne,
- Rédiger des courriers, rapports, comptes-rendus,
- Rechercher et diffuser des informations (veille documentaire),
- Mettre à jour le planning de congés de la direction,
- En lien avec le service des Assemblées, assurer le respect des échéances par les agents de la direction pour les instances institutionnelles,
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques (en particulier les demandes liées aux services de mobilité vers la chargée des relations usagers) et réorienter les courriers informatiques.

Mission 2 : Gestion des crédits de la direction des mobilités
- Mettre à jour l'outil de suivi budgétaire pour les activités de la direction des mobilités,
- Suivre et contrôler l'exécution budgétaire en lien avec la responsable budgétaire du pôle et le directeur,
- Saisir et contrôler des bons de commandes, engagements en dépenses,
- Rapprocher les factures réceptionnées,
- Veiller au calendrier budgétaire et à la consommation des crédits,
- Assister la direction dans la préparation budgétaire,
- Effectuer les bilans financiers et administratifs.