Gestionnaire Administratif de Formation H/F

EMISA

La CCI DE BAYONNE PAYS BASQUE

La Direction Administrative et Financière

recrute un.e gestionnaire administratif de formation en CDI, pour le Centre Consulaire de Formation EMISA

Vos activités principales

Formation Professionnelle Continue

- Veiller au bon déroulé administratif du cycle de vente, depuis la réception de la commande validée par le client jusqu'à la facturation du dossier,
- Traiter administrativement les dossiers de formation en lien avec l'équipe pédagogique, depuis la préparation du dossier administratif initial jusqu'au suivi post-formation, préparation du dossier administratif, centralisation des documents Qualiopi,
- En lien avec l'équipe pédagogique, récupération des documents légaux des intervenants, édition et mise en signature des contrats de sous-traitance, archivage des pièces dans le dossier administratif de l'action de formation,
- Démarrage de la formation : convocation des apprenants et intervenants aux actions de formation, édition/mise en signature/archivage des documents de début de formation, réservation des salles, récupération des accords de prise en charge sur les plateformes financeurs,
- Suivi administratif de la formation : déclaration des entrées en formation/absences/sorties/ruptures, suivi de l'émargement des séances, validation des heures facturées par les intervenants en fonction des séances émargées, édition/envoi/réception/archivage des documents de fin de formation, vérification de la complétude des dossiers, édition des certificats de réalisation, déclarations administratives de fin de formation aux financeurs,
- Facturer l'ensemble des formations de la formation professionnelle continue (y.c. apprentissage),
- Gérer le recouvrement des créances et des litiges en lien avec le service comptabilité,
- Gérer et administrer les plateformes financeurs (OPCO, EDOF, France Travail, Conseil Régional, Transition Pro, etc.) dans le cadre de la gestion des contrats de vente, être garant.e. des informations déposées sur les plateformes financeurs,
- Assurer le premier niveau de support sur le logiciel métier AMMON au sein de l'équipe EMISA,
- Participation à la structuration du service, rédaction de procédures

Formation initiale

- Facturer l'ensemble des formations de la formation initiale (y.c. apprentissage),
- Gérer le recouvrement des créances et des litiges en lien avec le service comptabilité,