Assistant Administratif H/F

Impulsions Metropole Sud

Dans le cadre d'un remplacement d'une salariée absente, Impulsions Métropole Sud recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) qui sera présente sur les antennes de Faches-Thumesnil (52 rue Carnot) et Seclin (25 rue Marx Dormoy).

Ses principales missions seront :
- Renseigner les entrées /sorties de publics et informations relatives à ces derniers dans les différents logiciels de suivi (Parcours Solidarité et UP Viesion notamment) :
° Saisir les suivis des personnes dans le PLIE à partir de Parcours Solidarité ou de i-milo (entretiens, dates, etc.) vers Up viesion
° Saisir les offres du Département et de la Région et les mises en relation correspondantes dans UP Viesion et les MER (mises en relation) correspondantes
° Saisir le suivi des actions « satellites » du Plateau et des ateliers collectifs vers Up viesion (à partir d'un reporting en ligne)
° Saisir les dates et entretiens de tous les allocataires du RSA du Plateau Pluridisciplinaire SEM dans le logiciel donné
° Créer, dans le logiciel adéquat, les nouveaux employeurs et vérifier les codes SIRET
° Créer, dans Up Vision, les nouvelles personnes intégrées dans le Plateau Pluridisciplinaire
- Assurer le suivi des différentes informations (orientations dans le logiciel Parcours RSA)
- Relancer, par mail ou SMS, le public
- Assurer l'accueil téléphonique Plateau Pluridisciplinaire SEM, gérer les mails et informer, renseigner les publics
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, en complémentarité de la chargée d'accueil et d'animation :
° Accueillir, prendre en compte tout public et gérer les flux
° Informer, recueillir la demande et orienter : Recueillir et enregistrer la demande et les informations relatives à la situation individuelle du public ; Informer et orienter le public reçu ; Apprécier l'urgence d'une demande
° Animer un espace d'accueil et d'information : Animer les lieux et organiser l'accès à l'information, accompagner le public dans la recherche d'information
- Assurer un suivi administratif :
° Constituer et mettre à jour les dossiers
° Transmettre les informations administratives aux organismes partenaires
° Organiser les invitations et les convocations
° Suivre informatiquement l'activité (saisir les données dans des logiciels spécifiques)

L'assistant(e) administratif(ve) recherché(e) dispose des compétences suivantes :
- Niveau de formation minimum : Baccalauréat
- Qualités rédactionnelles et relationnelles
- Maitrise des connaissances de base en informatique et Internet
- Maitrise du logiciel Excel (notamment les fonctions)
- Capacité à harmoniser, organiser et équilibrer son temps de travail
- Dynamisme
- Organisation, rigueur
- Intérêt porté sur le réseau des acteurs de l'emploi, de la formation, de l'insertion et de l'économie,
- Capacité à travailler en équipe et de façon autonome