Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F

Etablissement Public National Antoine Koenigswarter (EPNAK)

Missions: Sous la responsabilité de l'Assistant(e) d'unité, vous assurez le secrétariat général et plus particulièrement l'accueil physique et téléphonique, le suivi administratif lié aux services Médico-psycho-social insertion, Formation, Logistique et RH.

A ce titre, vous:

· Assurez au sein d'un binôme: la tenue du standard, l'accueil physique des visiteurs et usagers de l'établissement, la gestion du courrier,

· Participez à la communication institutionnelle et évènementielle (affichage divers, courriers électroniques, mise à jour des bases de données, préparation de plaquettes...),

· Renseignez, accompagnez les usagers potentiels et réalisez un suivi des réunions d'information collective (RIC),

· Participez à l'accueil et au confort des collaborateurs et visiteurs (préparation des salles, boissons et café),

· Participez à l'admission et à l'entrée des usagers: gestion des dossiers d'admission, création des dossiers des personnes accompagnées sur le DUI (dossier unique informatisé: IMAGO DU) sur le volet administratif et médical, planification des préadmissions et gestion des temps d'accueil, création des canaux privés sur «Teams»,

· Mettez à jour les dossiers des personnes accompagnées, suivez la planification des projets d'accompagnement en vérifiant les échéances,

· Participez au suivi de l'activité,

· Rédigez des comptes-rendus lors de réunions et les mettez à disposition des participants,

· Assurez la mise en forme de documents (courriers, comptes-rendus), le suivi de dossiers, le classement et l'archivage ainsi que le recueil des données sous tableur.