Adjoint d'Animation - Mairie de Auchy-Les-Mines H/F

Communes

La Ville d'Auchy les Mines, petite ville dynamique située à proximité de Béthune, Lens et Lille, est dotée de nombreuses infrastructures et d'un réseau associatif dense, recrute son chargé du suivi de l'événementiel communal et de la gestion des salles.
Vous travaillerez en étroite collaboration avec les Comités d'Organisation, le service animation, logistiques, communication ainsi que les Elus.

Votre mission principale sera la mise en place et le suivi d'événements communaux tant administratif que sur le terrain
- faire vivre la politique festive de la commune,
- Veiller au respect du protocole,
- Gérer les relations avec les associations,
- Assurer le suivi des réunions (l'administratif, les courriers, les convocations, les comptes-rendus et fiches techniques,
Evénementiels :
- Organiser certains événements municipaux,
- Participer aux réunions d'organisation et force de proposition,
- Etre présent sur les événements et accueillir les prestataires,
- Organisation des événements tels que le Marché de Noël, Braderie, Week-end Médiéval...
Gestion des salles :
- Suivre et organiser les réservations de salle de A à Z (courriers, contrats, alarmes, plannings, gestion des paiements, badges pour les Associations et Particuliers,
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les administrés et les Associations,
- Assurer le suivi des réservations,
- Rédiger notes et tableaux de synthèse en lien avec les manifestations,
- Assurer le bon fonctionnement des activités associatives dans les différents bâtiments,
- Conduire les réservations de salles dans le respect de la réglementation,
- Gérer les manifestations en lien avec les organisateurs (la sécurité, l'organisation, le matériel),
- Assurer le secrétariat du service,
- Transmettre à la hiérarchie tout dysfonctionnement,
- Assurer l'archivage des dossiers.
Conditions de travail :
- Etre présent lors des manifestations (soirs, week-end et jours fériés) selon besoins