Assistant ou Assistante Polyvalent Évènementiel H/F

Universite Cote d Azur

Vous possédez une expérience en organisation logistique de réunions et d'évènements ?
Nous recherchons notre futur.e Assistant ou Assistante polyvalent évènementiel !

En appui à l'équipe de direction de son Initiative d'Excellence (IdEx), vous assurez des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique, et réalisez des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures. Vous serez sous l'autorité hiérarchique de la Directrice administrative de l'IdEx et sous l'autorité fonctionnelle des organisateurs des évènements dans le cadre de leurs évènements.

Vous venez en appui logistique et administratif des évènements portés par la direction et la gouvernance de l'IdEx (conférence, séminaire, comité, délégation, .). Vous prenez en charge l'ensemble des aspects organisationnels des réunions et des évènements qui vous sont confiés (aussi bien sur les plans techniques que logistiques).

Avant les évènements
Vous définissez les besoins et le planning des évènements
Vous identifiez et réservez les lieux disponibles, vous recherchez des prestataires selon le cahier des charges
Vous gérez les relations avec les partenaires, les prestataires et les personnalités invitées
Vous êtes en lien avec les personnalités invitées. Vous êtes en charge des invitations, des ordres de mission, de la réservation de leur voyage (hébergement, transport), .
Vous organisez et gérez les missions des agents de l'Université
Vous créez des bons de commande
Vous réalisez le suivi budgétaire et contrôlez les dépenses
Vous êtes en charge de la logistique : badges, signalétique, installation, .

Pendant les évènements
Vous coordonnez les prestataires et veillez à ce que les horaires soient respectés
Vous gérez les imprévus
Vous réalisez des tâches de manutention si nécessaire
Vous accueillez les participants : inscription, remise des badges, orientation
Vous veillez à la qualité du séjour des invités (conciergerie, facilitation, ...)

Après l'évènement
Vous assurez le suivi des frais de missions des agents et des invités directement avec les missionnaires
Vous faites le suivi de facturation
Vous archivez des documents sur une solution Cloud
Vous pouvez être amené.e à réaliser et présenter le bilan d'un événement à la Direction et aux organisateurs principaux (évaluation de la satisfaction des participants, etc.)

Savoir-faire
Savoir planifier et respecter des délais
Travailler en équipe
Maîtriser des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Maîtriser les outils bureautiques (pack Office, SIFAC+) et de visio-conférence (zoom, teams)

Savoir-être
Forte capacité d'adaptation, de polyvalence et de disponibilité, savoir gérer les urgences
Rigoureux et réactif
Savoir faire preuve d'autonomie dans l'exercice des missions dans le respect de la hiérarchie
Doté d'un sens aigu du Service public