Assistant ou Assistante Polyvalent Évènementiel H/F

Université Côte d'Azur

Vous possédez une expérience en organisation logistique de réunions et d'évènements ?

Nous recherchons notre futur.e Assistant ou Assistante polyvalent évènementiel !

En appui à l'équipe de direction de son Initiative d'Excellence (IdEx), vous assurez des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique, et réalisez des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures. Vous serez sous l'autorité hiérarchique de la Directrice administrative de l'IdEx et sous l'autorité fonctionnelle des organisateurs des évènements dans le cadre de leurs évènements.

Vous venez en appui logistique et administratif des évènements portés par la direction et la gouvernance de l'IdEx (conférence, séminaire, comité, délégation, ...). Vous prenez en charge l'ensemble des aspects organisationnels des réunions et des évènements qui vous sont confiés (aussi bien sur les plans techniques que logistiques).

Avant les évènements

ØVous définissez les besoins et le planning des évènements
ØVous identifiez et réservez les lieux disponibles, vous recherchez des prestataires selon le cahier des charges
ØVous gérez les relations avec les partenaires, les prestataires et les personnalités invitées
ØVous êtes en lien avec les personnalités invitées. Vous êtes en charge des invitations, des ordres de mission, de la réservation de leur voyage (hébergement, transport), ...
ØVous organisez et gérez les missions des agents de l'Université
ØVous créez des bons de commande
ØVous réalisez le suivi budgétaire et contrôlez les dépenses
ØVous êtes en charge de la logistique : badges, signalétique, installation, ...

Pendant les évènements

ØVous coordonnez les prestataires et veillez à ce que les horaires soient respectés
ØVous gérez les imprévus
ØVous réalisez des tâches de manutention si nécessaire
ØVous accueillez les participants : inscription, remise des badges, orientation
ØVous veillez à la qualité du séjour des invités (conciergerie, facilitation, ...)

Après l'évènement

ØVous assurez le suivi des frais de missions des agents et des invités directement avec les missionnaires
ØVous faites le suivi de facturation
ØVous archivez des documents sur une solution Cloud