Pilote Administratif - A H/F Eliteam

Présentation du groupe

Notre groupe réunit une dizaine de sociétés organisées autour de deux filiales principales, l'une spécialisée en ingénierie et assistance technique, l'autre dédiée aux métiers de la production d'énergie. Nous intervenons sur des projets techniques et industriels à forte valeur ajoutée, en France métropolitaine, en DOM-TOM et à l'international.

Dans un contexte de structuration et de développement de nos activités, nous recrutons un(e) Pilote Administratif Groupe afin de renforcer et sécuriser l'organisation administrative du groupe.

Description du poste :

Rattaché(e) directement à la Direction Générale, le/la Pilote Administratif Groupe occupe un poste central et transversal. Il/elle est responsable du pilotage et de la fiabilisation des processus administratifs du groupe, en lien étroit avec les équipes internes, les collaborateurs, les clients et les partenaires externes.

Le poste vise à assurer la cohérence, la conformité et la bonne circulation de l'information administrative, depuis sa collecte jusqu'à sa mise à disposition sous une forme exploitable par les différentes parties prenantes.

Il ne s'agit ni d'un poste d'exécution, ni d'un poste financier ou comptable à part entière, mais d'un rôle de coordination et de pilotage administratif opérationnel.

Missions principales :

Le/la Pilote Administratif Groupe assure le pilotage administratif des dossiers collaborateurs. À ce titre, il/elle veille à la constitution, à la tenue et à la conformité des dossiers individuels, depuis la collecte des documents administratifs jusqu'au suivi des contrats de travail, des déclarations d'embauche, des visites médicales et des interfaces avec les organismes de protection sociale. Il/elle garantit la fiabilité et la mise à jour des données dans l'ERP du groupe.

Il/elle assure également le pilotage administratif des affaires et de la facturation. À partir des offres commerciales, des commandes clients et des contrats, il/elle constitue des dossiers affaires structurés, prépare les ordres de mission, suit les éléments nécessaires à la facturation et veille à la cohérence des informations utilisées pour le suivi de l'activité.

Dans une logique d'interface, le/la Pilote Administratif Groupe travaille en relation régulière avec les collaborateurs terrain, les équipes internes, la Direction Générale ainsi qu'avec les clients, fournisseurs et partenaires. Il/elle organise les échanges nécessaires à la collecte des informations, assure les relances lorsque cela est requis et contribue à la fluidité des flux administratifs.

En lien avec la Direction Générale et le cabinet comptable, il/elle intervient comme passerelle administrative et comptable. Il/elle collecte, contrôle et transmet les pièces comptables via l'outil dédié, en veillant à leur bonne affectation analytique, à leur traçabilité et au respect des délais de transmission, sans intervenir sur la gestion de la trésorerie ni sur la production comptable finale.