Responsable Si & Fonctions Supports - Paris H/F Alphea Conseil

Vos missions

Au sein d'une structure associative agile d'une quinzaine de collaborateurs, vous occuperez un poste clé de gestion des SI / Fonctions supports en interface directe avec la Direction Générale (en déplacement fréquent), les salariés, les prestataires et les partenaires business. En tant que relais opérationnel et stratégique, vous porterez le projet de transformation digitale / optimisation du système d'informations, en assurant aussi un support des processus administratifs, logistiques et RH.

Missions principales :

1/ Structuration et optimisation du Système d'Informations / intégration de l'IA

- Assister l'équipe sur les outils techniques et informatiques en premier niveau avant débordement sur des niveaux 2 et 3 externalisés et sous un pilotage du service informatique externalisé.

- Animer et faciliter l'usage de IA auprès des équipes dans les respects des outils préconisés par le service informatique externalisé

- Gérer le projet de modernisation du SI global à terme

2/ Gestion des fonctions supports

- Assurer la tenue et le suivi des dossiers administratifs (assurances, locations, contentieux, archives, etc.).

- Assurer le suivi administratif des dossiers juridiques en collaboration avec l'avocat de la structure

- Garantir le respect des procédures et des échéances légales.

3/ Gestion des Ressources Humaines

- Gérer les processus RH au quotidien : congés, notes de frais, formations, déclarations sociales.

- Assurer l'onboarding et l'offboarding des collaborateurs en lien avec le cabinet de paie et le service comptable.

- Participer à la communication interne et au suivi des obligations légales (bilans des partenaires, cotisations, etc.).

4/ Gestion des Services Généraux

- Coordonner les relations avec les fournisseurs (banques, assurances, immobilier, énergie, etc.).

- Optimiser les contrats et les coûts liés aux services généraux.

- Assurer le suivi des accès et des outils collaboratifs (extranet, CRM, etc.).

5/ Assistance à la direction & Organisation

- Organiser les événements statutaires et internes de la structure (réservations, coordination des prestataires, gestion des plannings).

- Superviser la logistique des réunions et des déplacements.

- Assister la Délégation Générale dans la planification et le suivi de ses activités.

- Représenter l'association auprès des acteurs externes et soutenir la communication institutionnelle.

Le profil idéal

Formations et expériences :

- Formation supérieure en gestion, administration ou en informatique & gestion des systèmes d'information

- Expérience significative (3 à 5 ans) sur un poste similaire, idéalement dans un environnement PME agile, start-up ou associatif.

Compétences :

- Outils IA et no-code : Maîtrise du prompting IA et des workflows

- Outils numériques : Maîtrise du pack Office, des agendas partagés (Outlook, Teams), des outils collaboratifs (CRM, SIRH type Eurecia).

- Juridique : Connaissances de base en droit social et en gestion administrative.

- Gestion : Expérience en gestion de services généraux et en coordination logistique.

Compétences humaines :

- Aisance relationnelle, diplomatie et sens du service.

- Organisation : rigueur, gestion des priorités et respect des délais.

- Autonomie : capacité à piloter des dossiers variés avec proactivité et discernement et être capable également de prises de décisions opérationnelles.

- Esprit d'équipe : bienveillance et sens collectif :)

Conditions & avantages :

- Contrat : CDI, temps plein. Statut cadre

- Lieu : Paris centre (métro Ligne 1 au pied du bureau !)

- Avantages : mutuelle, tickets-restaurant, plan d'épargne

- Rémunération : 44 0000 à 50 000 € brut/an selon profil et expérience

Nous rejoindre c'est intégrer une structure à taille humaine où votre expertise aura un impact direct sur la qualité de vie au travail et la performance collective ! Vous bénéficierez d'un environnement stimulant, d'une grande diversité de missions et d'opportunités d'évolution également !