Office Manager H/F GROUPE ADVENIS

Au sein du service juridique, composé de 4 personnes, dans le cadre de la gestion et le suivi d'un portefeuille de sociétés composé principalement de SCPI et d'autres Fonds d'Investissement Alternatifs, vos missions principales consisteront à :

- Assister le Directeur juridique dans l'organisation et la préparation de son activité :
- préparer, élaborer et suivre les dossiers délégués par le Directeur juridique ;
- rédiger des notes, rapports et courriers ;
- organiser et préparer les réunions ;
- Gérer les relations contractuelles avec les partenaires (échanges, récupération des pièces nécessaires, relances, suivi auprès de la direction)
- Suivre et superviser la vie sociale d'une partie du portefeuille sous gestion : Suivi des calendriers et des formalités propres aux sociétés gérées, organisation des conseils de surveillance et des assemblées générales des fonds, et établissement des procès-verbaux
- Assister l'équipe en tant que de besoin, et notamment pour les tâches suivantes :
- archivage et classement des documents administratifs ;
- saisie et mise en forme des courriers, des notes et des rapports ;
- tenue de tableaux de bord nécessaires à l'activité ;
- gestion des appels entrants de la société de gestion et de la relation avec les associés ;
- assistance des gérants pour les tâches administratives des SCPI ;
- mettre en place une harmonisation des serveurs des différents services
- Gérer des dossiers de mutation et de mise à jour des changements de FIA (SCPI, autres FIA type SC ou OPCI)
- Gérer les contrats d'assurance du portefeuille sous gestion
- Gérer et suivre les demandes de dégrèvement auprès de la direction générale des finances publiques
- Gérer les demandes de matériel et de fournitures de l'équipe
- Organisation des événements internes

Vous serez en lien avec l'ensemble des intervenants (au sein du bureau à Paris et avec les prestataires de la société) et d'autres services tels que : Direction Générale, Gestion, Conformité, ainsi que les prestataires et les distributeurs externes.