Assistant Administratif - Chargé du Suivi des Assemblées - Mairie de Bergerac H/F

Communes

Au sein de la Direction Générale des Services, sous l'autorité de la responsable du Secrétariat Général, vous avez la charge des instances municipales, la transmission des actes administratifs et vous êtes l'administrateur du logiciel courrier Kolok.

Missions :
- Conseil municipal et commission consultative des services publics locaux: rédiger l'ordre du jour y compris la liste des décisions, rédiger et amender des délibérations, envoyer les convocations, participer aux séances préparatoires et en rédiger leur compte-rendu, rédiger le grand PV du conseil,
- Envoyer des actes au contrôle de légalité,
- Procéder à l'affichage légal et la publication des actes,
- Rédiger des arrêtés, numéroter les arrêtés généraux et les enregistrer en fin d'année civile,
- Traiter, mettre en forme, classer et archiver des documents, courriers, notes, comptes-rendus, décisions, procès-verbaux et arrêtés,
- Coordonner les flux administratifs (suivi des courriers, classement, archivage, gestion des plannings et des outils collaboratifs),
- Réceptionner, traiter et orienter les appels et messages téléphoniques. Réserver les salles des commissions et du conseil municipal,
- Elaborer des tableaux et statistiques des décisions et délibérations pour la mandature en cours,
- Préparer et diffuser aux agents de la collectivité les plannings et notes hebdomadaires,
- Gérer et suivre le courrier de la collectivité: retrait, dépôt, ouverture et tri, enregistrement Kolok et ventilation dans les services -Gestion et suivi des parapheurs en l'absence de l'équipe en charge du courrier,
- Accueillir et orienter les élus voire d'éventuels usagers,
- Appuyer la direction générale sur les aspects juridiques (veille, recherche documentaire, assistance à la rédaction de documents administratifs et juridiques),
- Suivi de dossiers stratégiques pilotés par la direction générale.

Contraintes du poste:
- Horaires irréguliers avec amplitude variable en fonction des obligations du service public,
- Pics d'activité liés aux réunions de l'assemblée délibérante et aux projets de la collectivité.