Secrétaire Médical - Secrétaire Médicale H/F

Centre Hospitalier Sud Francilien

Fonction : Secrétaire médical(e)
- Grade : Adjoint Administratif - CDD de 2 mois
- Localisation : Poste basé au Centre pénitentiaire de Fleury-Mérogis

o Missions permanentes du poste
1. Accueil :
- Accueil téléphonique de second nveau : informations, orientations, messages à transmettre.
- Accueil et orientation des professionnels de santé (médecin expert...)
- Accueil et orientation des professionnels pénitentiaires (gradés, officiers, Directeurs)
- Accueil de toutes personnes en interne ou en externe concernées par les prestations délivrées à l'Unité Sanitaire)
2. Gestion des rendez-vous :
- Création/fermeture/modification/report des agendas de consultations
- Programmation des 1ers rendez-vous en odontologie
- Gestion en lien avec les secrétaires de l'Ucsa Centrale des consultations spécialisées et/ou hospitalisations en milieu civil programmées.
- Articulation des rendez-vous de consultations médicales en lien avec les agents pénitentiaires affectés à l'Unité de Soins
- Gestion du dossier patient
- Pour tout nouvel arrivant création d'un dossier ou demande auprès du secrétariat du dernier bâtiment d'affection le dossier patient archivé.
- Récupération de dossier antérieur auprès d'autres unités sanitaires en milieu pénitentiaire (USMP).
- Traçage informatique de tout dossier via USV2 à chaque changement de lieu (mutation inter-tripale, libération, transfert inter-établissement.)
- Signalement des modifications d'identités et des demandes de doublons en lien avec la référente mouvements, IDCU, admissions du CHSF
- Classement des examens et courriers dans les dossiers patients.
- Tri et classement des dossiers patients avant archivage sur site.
- Préparation du dossier de sortie des patients en lien avec le médecin traitant (résultats d'examens, ordonnances, courriers, certificats .)
3. Gestion de documents dactylographiques :
- Saisie, mise à jour, sauvegarde d'informations (courrier, compte-rendu, tableaux...)
- Impression et envoi des courriers, compte-rendu et certificats après signature des médecins.
- Relance des médecins et internes pour la dictée des courriers de demandes de consultations spécialisées et suivi du codage (thésaurus, CORA).
4. Autres activités :
- Gestion des statistiques
- Coordination entre les professionnels de santé et pénitentiaires dans le cadre des réunions interservices.
- Gestion du planning d'occupation des bureaux de consultations de l'Unité Sanitaire.
- Gestion des fournitures de bureau et des commandes de reprographie pour le secrétariat, les médecins et les personnels soignants.
- Tri quotidien du courrier
- Coordination avec les réseaux et les partenaires externes notamment dans le cadre de la préparation à la sortie.
- Edition des étiquettes des arrivants
- Préparation des dossiers patients pour les consultations médicales (UCSA, CSAPA, SMPR)
- Préparation des dossiers patients pour les consultations spécialisées à l'Ucsa Centrale et en milieu civil

o Missions spécifiques
- Gestion et transmission à l'Administration Pénitentiaire des documents indispensables à l'organisation des extractions médicales.
- Gestion et transmission aux personnels soignants concernés des signalements de patients réalisés par les partenaires justice, des avocats ou des magistrats (Agents de détentions, conseillés d'insertion et de probation, éducateur PJJ, avocats, magistrats...)
o Risques professionnels
- Liés au travail sur écran et/ou à l'environnement de travail
- Risques musculo-squelettiques (manipulation des dossiers .)

Compétences requises
- Baccalauréat ST2S ou diplôme équivalent
- Maitrise de l'outil informatique et des logiciels de bureautique
- Maitrise du vocabulaire médical et orthographe
- Respect du secret professionnel et de la confidentialité des informations judiciaires et/ou sensibles sur le plan sécuritaire.
- Intégration et application de la démarche qualité (confidentialité et sécurité des informations, traçabilité du dossier patient)