Gestionnaire Administratif·ve et Financière H/F

Universite de Montpellier Paul-Valery

L'Université de Montpellier Paul-Valéry (UMPV) est une université des Humanités : Lettres, Langues, Arts, Sciences Humaines et Sociales. Plus de 22 000 étudiants sont inscrits de la licence au doctorat et 240 diplômes en lien avec les besoins socio-économiques y sont préparés.

Héritière de la Faculté des Arts fondée au Moyen Age, l'UMPV poursuit avec dynamisme cette longue tradition académique tout en sachant continuellement se transformer pour s'adapter et répondre aux grandes mutations de nos sociétés.

Université citoyenne et durable, dont le site principal est installé sur un campus arboré de plus de 10 hectares labellisé Patrimoine du XXe siècle, elle est dotée d'équipements pédagogiques exceptionnels, tels le Musée des Moulages classé, le Théâtre La Vignette « scène conventionnée pour l'émergence et la diversité », le Learning center ATRIUM conçu comme un lieu de savoir vivant, modernisant la fonction de bibliothèque universitaire et les services aux étudiants.

Contexte du recrutement
La Direction du Système d'Information et du Numérique (DSIN) de l'université de Montpellier Paul-Valéry a pour mission de mettre en oeuvre la politique définie par l'Université dans le domaine du traitement informatisé ou numérique de l'information relative à ses activités (enseignement, recherche, gestion, etc.). Pour cela, elle est composée de trois services : le Service Développement et Intégration d'Application (SDIA), le Service Infrastructures et Production (SIP) et le service Support Assistance et Maintenance Informatique (SAMI) et d'un pôle d'assistance administrative aux activités.

La personne recrutée sera intégrée au pôle d'assistance administrative aux activités sous la hiérarchie directe de la directrice de la Direction du Système d'Information et du Numérique (DSIN).

Ce pôle composé de 3 agents, travaille en étroite collaboration avec la direction de la DSIN, les responsables de services et les 45 agents de la DSIN.

Missions
Gestion financière de la DSIN :

Participer à la préparation du budget, suivi de l'exécution budgétaire, création eotp
Traiter des commandes, bons de commandes, engagements, factures, suivi fournisseurs
Suivre les immobilisations
Suivre les marchés, maintenance et conventions de la DSIN
Participer à la réalisation d'outils de suivi
suivre la régie d'avance de la DSIN
Gestion des matériels et fournisseurs

Faire établir les devis auprès des fournisseurs
Réceptionner et suivre le matériel, valider les livraisons
Suivre et traiter les factures
Relancer si nécessaire les fournisseurs
Gestion administrative de la DSIN

Participer à la définition et à la mise en place de procédures de gestion
Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de la DSIN
Traiter le courrier, les parapheurs, la messagerie et les plannings
Accueil physique et téléphonique des usagers
Activités de secrétariat aux équipes (organisation de déplacements, de réunions, réalisation de compte rendus, .)
Suivi RH de la DSIN

Suivi administratif des vacataires
Suivi des formations
Suivi et classement des dossiers administratifs des agents
Soutien à la direction

Informer et mobiliser la hiérarchie sur l'avancement des activités (reporting) et procéder à des alertes si nécessaire.

Compétences
CONNAISSANCES ET SAVOIRS
- Connaître les réglementations, processus et outils financiers, comptables et budgétaires propres aux EPSCP (LOLF, GBCP, SIFAC) ou, de façon plus générale, aux opérateurs de l'Etat.
- Savoir suivre son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir mettre en oeuvre et appliquer des procédures et des règles
- Avoir une connaissance avancée des outils bureautiques : traitement de texte et tableur

SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
- Avoir des notions sur les marchés publics

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