Assistante de Direction - Conseil Régional de Guadeloupe H/F

Conseils régionaux

Sous la responsabilité de sa hiérarchie et en collaboration étroite avec les agents de la direction, l'assistance de direction aura pour missions principales :

D'assister la directrice de la croissance verte dans la bonne réalisation des missions administratives et organisationnelles nécessaires au bon fonctionnement de la direction.

Soutien Administratif et Organisationnel :
Organiser les déplacements et les missions de la directrice, y compris la réservation des transports et des hébergements.
Assurer la gestion et le suivi des courriers et des emails, en veillant à la priorisation des réponses et à la circulation efficace des informations.
Assurer la bonne complétude et le suivi des tableaux de bord de la direction.

Coordination Interservices :
Faciliter la communication et la coordination entre les deux services de la direction, en veillant à la bonne circulation et utilisation des informations et des documents.
Soutenir l'organisation de projets et d'événements impliquant plusieurs services, en assurant le suivi logistique et administratif.
Participer aux réunions de coordination avec les chefs de service pour assurer l'harmonisation des actions et des initiatives de la direction.

Gestion Documentaire :
Assurer la gestion et le classement des documents administratifs et des dossiers de la direction.
Préparer, rédiger et/ou mettre en forme divers documents administratifs, rapports, présentations et courriers.
Gérer l'archivage des documents et veiller à leur accessibilité pour les membres de la direction.

Support Logistique et Opérationnel :
Assurer la gestion des fournitures de bureau et veiller au bon fonctionnement des équipements et des locaux.
Appuyer l'organisation d'événements, de séminaires et de conférences, en coordonnant les aspects logistiques et matériels.

Accueil et Relations Publiques :
Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques, en fournissant les informations nécessaires ou en orientant vers les personnes appropriées.
Représenter la direction dans ses interactions avec les partenaires internes et externes, en assurant un service courtois, compétent et professionnel.
Faciliter les contacts et les communications avec les autres directions et les partenaires externes.