Assistant de Gestion Administrative et Financière H/F

Mairie de Genas

Sous la responsabilité hiérarchique du responsable Sport et vie associative et au sein d'une équipe de 3 agents, vous assurez l'accueil des associations et le suivi administratif et financier du Dôme des Associations ainsi que du secteur intendance et cérémonie.

Missions raccrochées au Dôme des associations
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et de documents
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques et courriers matériels
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Vérifier la validité des informations traitées
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels et progiciels de gestion
- Rédiger des documents administratifs, des contrats de travail, des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
- Tenir à jour, enregistrer les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
- Contribuer à la gestion financière et budgétaire de la direction ou du service
- Contribuer à l'élaboration et au suivi des marchés publics de la direction ou du service
- Etablir les lettres et les bons de commande, préparer les virements de crédit et contrôler les factures
- En appui du responsable, soutien à l'organisation de quelques évènements communaux : forum des associations et soirée des bénévoles (invitations, lettres de commandes, définition des besoins en matériel...)

Missions raccrochées au secteur Intendance et Cérémonie
- Établir des devis pour les commandes de buffet, de traiteurs et des lettres de commande
- Établir des tableaux de suivi du budget
- Faire des reprographies lorsque l'agent intendance est absent ou sur d'autres missions

Accueil physique et téléphonique du public et des agents
- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Conseiller les usagers et prendre les rendez-vous
- Surveiller et restreindre les accès aux lieux et aux informations

Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances

Planification et suivi
- Renseigner des tableaux de suivi et produire des statistiques des activités de la direction ou du service
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
- Participer à tout projet porté par le pôle selon les besoins

Particularités du poste :
Assurer une polyvalence sur les activités des agents de l'UGAF de rattachement en cas d'absence et concertation des congés avec les 2 autres assistants de gestion administrative et financière de l'équipe pour assurer, toute l'année, la continuité du service public.

Horaires de travail en journée du lundi au vendredi
15 jours de RTT / AN