Assistante - Assistant de Direction H/F

Institut Agro Montpellier

Le poste se situe au sein du pôle secrétariat général constitué de deux personnes.
Il est rattaché à la direction et à la direction des services généraux dont les missions consistent à :
- au niveau de la direction : animer, organiser et contrôler les missions confiées à l'école.
- au niveau de la direction des services généraux : piloter et gérer les fonctions supports (ressources humaines, financier, patrimoine et architecture, informatique, prévention et résidences).

- Assister les membres de la direction :
Assister au quotidien les membres de la direction dans l'accomplissement de leurs missions
Gérer les agendas, les messageries partagées, organisation, préparation et suivi des réunions
Assurer l'accueil physique et téléphonique et orienter les interlocuteurs dans leur démarche
Traiter, suivre et diffuser le courrier institutionnel et autres documents internes
Favoriser la circulation et les flux d'information, veiller et contribuer à la mise à jour des moyens de communication de la direction (intranet, internet, .)

- Assurer des missions relevant de la direction de l'école :
Assister au comité de direction de l'école
Organiser les déplacements des agents attachés à la direction

- Assurer le suivi et l'instruction de dossiers relevant de la compétence du secrétariat général :
Organisation des réunions des chefs de service, élaboration des comptes rendus
Gestion administrative et financière du budget de la direction et de la direction des services généraux
Gestion des déplacements des agents de la direction et de la direction des services généraux, des membres des jurys de concours enseignants-chercheurs et des administrateurs du conseil d'école
Contrôle de tous les documents soumis à la signature de la direction
Référent travaux de la direction et de la direction des services généraux, déclarer et assurer le suivi
Organisation des séminaires, réceptions

- Participer à l'organisation des instances :
Participer à l'organisation logistique du conseil d'école, de la commission des enseignants, de la commission recherche et innovation (convocation, organisation logistique, mise en forme des documents)

Conditions particulières :
Tributaire des urgences
Assurer une permanence du secrétariat général durant les heures d'ouverture, les congés ou télétravail.

Savoirs / Savoir-faire :
- S'exprimer oralement et rédiger à l'écrit avec aisance : rédaction des courriers, notes ou comptes rendus, gestion des dossiers (ouverture, classement) et de leur suivi.
- Connaître l'environnement institutionnel.
- Maîtriser l'utilisation basique des suites logicielles bureautiques (traitement de texte, tableur, éditeur de présentations)
- Être à l'aise avec les outils numériques : tableaux de bord, messagerie, agenda, signature électronique, outils collaboratifs, réalisation de sondages, etc..
- Anglais : compréhension écrite et réponses téléphoniques

Savoir-être :
- Sens de la confidentialité et de la discrétion
- Sens relationnel
- Polyvalence
- Sens de l'organisation
- Esprit d'initiative
- Disponibilité
- Capacité d'adaptation