Assistant de Direction H/F

Hopital Gustave Flaubert

Le secrétariat de Direction Générale est composé de deux assistantes de direction qui assistent le Directeur Général, le
Directeur Général Adjoint et la Directrice des Affaires Générales et des Opérations.
Principales missions de l'assistante de direction :
- Organiser le fonctionnement quotidien du secrétariat et exécuter toutes les tâches courantes de secrétariat
- Organiser et préparerles rendez-vous et points inscrits aux agendas du Directeur Général, du Directeur Général Adjoint
et de la Directrice des Affaires Générales et des Opérations.
- Hiérarchiser et prioriser les sujets à traiter au regard des urgences et des agendas
- Effectuer une veille sur les échéances et les sujets nécessitant une attention particulière, anticiper et prendre des
initiatives pour en optimiser la bonne gestion.
- Seconder le Directeur Général, le Directeur Général Adjoint et la Directrice des Affaires Générales.

Les missions sont les suivantes :
- Accueil téléphonique : prise de rendez-vous, de messages, filtrage des appels
- Gestion quotidienne de la messagerie : transmission et suivi des mails aux destinataires concernés
- Gestion des agendas électroniques : organisation de rendez-vous et de réunions (convocations, ordres du jour,
organisation logistique, mise en place des visioconférences et installation des salles de réunion.).
- Gestion quotidienne du courrier arrivé : ouverture, enregistrement et tri
- Préparation des rendez-vous et des rencontres prévues à l'agenda : préparation des fonds de dossiers et
documents de travail
- Conseil de Surveillance (gestion administrative de l'instance)
- Délégation de signature
- Instances (Directoire, CODIR, réunion stratégique, commission projets et innovation, etc.) : Préparation des
dossiers, ODJ, compte-rendu
- Préparation et suivi des points Direction Générale/ Directions Adjointes
- Lien avec les autres secrétariats de direction sur les dossiers en cours
- Courrier : projet de courriers, mise en forme des documents et comptes rendus
- Suivi des dossiers administratifs des membres du Comité de Direction : absences via le logiciel Chronos, congés,
notations, remboursement des frais de déplacement
- Référencement et centralisation des conventions, des notes d'information et de service, des décisions
- Classement (archivage informatique)
- Bons COSWIN, LANDESK et gestion des commandes LYRECO
- Elaboration des plannings de gardes administratives
- Tenue du registre des gardes de direction
- Gestion des réservations des salles de réunion du 5ème étage

Qualités Individuelles exigées :
- Disponibilité (amplitude horaires 9h/17h30 répartie sur les deux assistantes),
- Faire preuve de conscience professionnelle,
- Rapidité de compréhension et d'exécution,
- Capacité à travailler dans l'urgence,
- Prise d'initiatives et capacité d'anticipation, et de priorisation
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
- Très bonne présentation exigée

*** POUR CANDIDATER : JOINDRE CV ET LETTRE DE MOTIVATION***