Chargé d'Accueil Secrétaire Formation H/F

Delegation Nouvelle Aquitaine

Vos missions principales sont les suivantes :

*Relations avec les collectivités, les agents et les intervenants
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des agents et des intervenants formateurs
- Informer sur les dispositifs et les actions programmées
- Accompagner les agents, les collectivités et les intervenants formateurs dans l'utilisation des plateformes et outils pédagogiques

*Organisation administrative et logistique des actions de formation
- Sur la plateforme d'inscription en ligne : créer les sessions, suivre les inscriptions, produire les convocations et attestations
- Assurer la gestion administrative et financière des sessions et mettre en place l'ensemble des conditions logistiques exigées
- Assurer la clôture administrative et préparer la clôture comptable de l'action
- Contrôler la qualité des données, tenir des tableaux de bord de suivi de l'activité de formation
- Assurer l'interface avec les services ressources en interne
- Participer à l'ouverture/fermeture des formations (mise à disposition du matériel pédagogique, émargements.)

*Activités de secrétariat
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Traiter des courriels, mettre en forme des documents, procéder à l'archivage

Profil :
- Vous avez une bonne connaissance de l'environnement territorial et une expérience dans le domaine de la formation sera appréciée
- Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Word, Excel)
- Vous avez de l'appétence pour les outils numériques et un forte capacité d'appropriation des applicatifs métiers.
- Vous démontrez des qualités de rigueur, d'organisation, de réactivité et d'initiative.
- Vous êtes reconnu(e) pour votre aisance relationnelle et vos qualités d'écoute.
- Vous êtes capable de travailler en autonomie et en équipe, vous entretenez des relations collaboratives avec les autres services.
- Vous êtes disponible pour des déplacements ponctuels. Pas de télétravail possible.
- Vous êtes titulaire du permis de conduire (déplacements très peu fréquents et limités au niveau territorial)

Horaires : 35h hebdo sur 5 jours avec contraintes horaires liées à l'activité