Assistant ou Assistante de la Direction Immobilière H/F Sciences Po

Garantir le bon fonctionnement quotidien de la direction :

- Assurer le soutien logistique de l'activité de la direction (accès aux locaux, fournitures, archivage, équipement informatique et téléphonique, interface avec les fonctions support...)
- Organiser la logistique de l'équipe : gérer la planification des salles de réunion, imprimer et relier les documents préparatoires, commander les prestations accessoires
- Garantir la qualité des documents (relecture et mise en forme des courriers, comptes-rendus, rapports etc.) en s'appuyant sur la charte graphique
- Contribuer à la rédaction de procédures internes, à l'élaboration de modèles de documents et à la création de formulaires en ligne
- Assister l'équipe dans l'organisation des déplacements en région
- Superviser l'accueil et préparer la bonne intégration des nouveaux collaborateurs
- Assurer l'accueil des visiteurs, la réception et le suivi des courriers
- Organiser et suivre la signature des parapheurs de la direction.

Administrer les outils numériques de la direction :

- Veiller au respect de l'organisation des dossiers partagés sur le réseau informatique, gérer les droits d'accès, et contribuer sur sollicitation à l'archivage des documents
- Alimenter des outils de suivi et des tableaux de bords sur demande (suivi des autorisations administratives, congés...)
- Tenir à jour la documentation technique des sites
- Tenir à jour le référentiel immobilier (logiciel PLANON) et en gérer les droits d'accès.

Participer à la gestion financière de la direction :

- Saisir les demandes d'achat dans l'outil budgétaire et comptable (CEGID)
- Tenir à jour le tableau de suivi des commandes d'achat
- Vérifier auprès des demandeurs la réalisation des prestations, centraliser les justificatifs et clôturer les commandes d'achat dans l'outil comptable
- Suivre le traitement des factures, en relation avec le service comptable

Contribuer à la démarche qualité de la direction :

- Lister les procédures internes et celles en lien avec les autres directions
Ø Recueil des procédures existantes
Ø Organisation des réunions avec les Directions partenaires
- Contribuer à l'élaboration des procédures et les rédiger
- Concevoir des modèles de documents en lien avec les procédures
- Assurer la diffusion des procédures auprès des équipes concernées

Contribuer aux événements de l'équipe et à la communication de la DI

- Organiser et préparer la logistique des temps forts de l'équipe
- Administrer et modérer les boites mail génériques
- Assurer la mission de correspondant(e) intranet (actualisation des données)
- Préparer le rapport d'activité annuel
- Participer à la diffusion des communications de chantier (affichage et emails aux usagers)

Assister le directeur et l'adjointe

- Gérer l'agenda du directeur et contrôler les échéances
- Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions en lien avec les autres assistant(e)s de direction
- Assister le directeur et l'adjointe dans l'organisation de leurs activités.