Assistant de Direction H/F

Structures de coopération territoriale

Reconnue pour sa qualité de vie, sa richesse associative, sa nouvelle vitalité économique et urbanistique, la Ville de L'Haÿ-les-Roses (31 483 habitants, Sous-Préfecture du Val-de-Marne) s'inscrit dans une dynamique forte portée par son exécutif. Partie prenante dans le développement du Grand Paris (arrivée de la Ligne 14 du métro), elle oeuvre au renforcement de son attractivité, au renouvellement de ses politiques publiques et à la modernisation de son administration afin d'optimiser les services rendus à ses concitoyens.

Placé sous la responsabilité du directeur du Cimetière Intercommunal, l'Assistant de Direction (F/H) sera responsable de la bonne organisation de la collectivité (accueil public, gestion administrative, suivi comptable).

Placé sous la responsabilité du directeur, l'Assistant de Direction (F/H) sera responsable de la bonne organisation de la collectivité (accueil public, gestion administrative, suivi comptable). Il a en charge les missions principales suivantes :

LOGISTIQUE & ACCUEIL
- Accueillir et renseigner le public (usagers et convois funéraires)
- Gérer les appels téléphoniques
- Relier le Syndicat et la Ville (communications RH, courriers, parapheurs, etc)
- Anticiper les besoins du fonctionnement du site (petites fournitures, consommable, problèmes techniques mineur) et passer les commandes correspondantes avec l'accord de la Direction.
- Suivis de congés.
- Missions spécifiques confiées par la direction (rédaction courriers, mails, prises de RDV, filtrer informations, etc)

FUNERAIRE & ADMINISTRATIF

- Appliquer le droit funéraire
- Assurer la gestion et la saisie des dossiers sur progiciel spécifique Arpège Requiem
- Délivrer, contrôler et éditer les titres de concessions
- Vérifier le droit à la propriété et à l'inhumation / exhumation
- Tenir et mettre à jour les registres et plans du cimetière
- Procéder à toutes les opérations d'attribution, emplacement, fermeture, mutation et renouvellement des concessions
- Préparation des documents du Syndicat, des dossiers des Conseils Syndicaux, rédaction des arrêtes et de tout document nécessaire au fonctionnement du site.
- Régisseuse suppléante.
- Gestion de l'agenda du Directeur.
- Organisation et la documentation des réunions, rendez-vous et déplacements ;
- Gestion du planning et le tri des correspondances ;
- Rédaction de supports de communication interne (comptes rendus, notes) et des tâches bureautiques (frappe de courrier) ;
- Préparation, l'archivage et le suivi de dossiers administratifs ;
- Organisation d'évènements internes et externes (formations, réunions, réceptions) ;

FONCTIONS ACCESSOIRES

- Seulement en absence du gardien : ouverture et fermeture des accès, surveillance du site, gestion des entreprises intervenantes.