Assistant de Pôle H/F EFS Etablissement Français du Sang

L'EFS est un acteur vital pour le système de santé français, aussi vital que le sang l'est pour l'organisme.

Acteur public, placé sous la tutelle du Ministère des solidarités et de la santé, il est garant de l'autosuffisance du pays en produits sanguins labiles.

Mais pas seulement ! Avec 10 000 professionnels répartis dans toute la métropole et les territoires d'Outre-mer, l'EFS est mobilisé à toutes les étapes de la chaîne de soin au service des patients et pleinement engagé dans la médecine de demain : de la recherche fondamentale et clinique aux diagnostics en passant par la formation jusqu'au soin des patients transfusés ou greffés

En collaboration avec l'équipe encadrante du pôle, vous intervenez sur les missions suivantes:

· Participer à la planification du personnel

· Assurer la gestion administrative du personnel

· Assurer le classement, la mise à jour de fichiers (annuaires, organigramme du service, note chrono), l'archivage

· Gestion accès informatiques, des badges d'accès et des demandes des cartes professionnelles

· Organisation d'évènement (budget, établir la liste des participants, gérer la logistique)

· Prendre les rendez-vous à la médecine du travail (Embauche, suivi)

· Suivi tableau habilitation / formation / visite médicale

· Rédiger et transmettre les déclarations aux services concernés (Accident du travail, déclaration EIGD, IPD, matériovigilance)

· Accueillir les nouveaux arrivants et transmettre les documents d'accueil et d'assurance qualité

· Suivre les stocks de consommables bureautiques, identifier les besoins et réaliser les commandes

· Gestion des notes de frais (Création sur SAP Concur des ordres de missions et saisie les notes de frais)

· Saisie du personnel dans OPTIMA

. Gestion/Préparation des dossiers d'évaluation du personnel

· Assurer la frappe de courrier, note d'information, compte rendu de réunion du service

· Assurer la circulation des documents, organiser et suivre un système de classement

. Assurer les photocopies des documents et leur diffusion si nécessaire

Rémunération : 30 000 à 36 000 brut annuel, selon profil et expérience