Office Manager Responsable ADV Assistant Commercial H/F

Vitijob

La mission sera de garantir le bon déroulement des processus opérationnels liés aux ventes, aux achats et aux relations qui en découlent, en incluant l'équipe de l'entreprise. Vous interviendrez sur divers aspects, du suivi des commandes aux analyses statistiques, en passant par la gestion des appels d'offres et le suivi promotions. Vous jouerez un rôle clé dans l'optimisation de nos processus internes et dans la satisfaction de nos clients. Vous interviendrez et prendrez progressivement en main le restant des processus administratifs, RH et financiers de l'entreprise. Vos responsabilités principales incluront : Gestion complète des commandes et livraisons :Établir les bons de livraison et factures clients avec une rigueur absolue pour garantir une gestion fluide et sans erreur des commandes. Suivre les stocks en anticipant les besoins d'approvisionnement pour éviter toute rupture. Préparer et diffuser les bons de commande aux fournisseurs dans le respect des délais et besoins d'approvisionnement. Négocier avec les fournisseurs (hors vins & bières) et s'assurer de la bonne exécution de l'accord Assurer le suivi des processus douaniers pour les flux Export, et coordination de la préparation des commandes spécifiques, Gérer le pôle échantillons : commander, organiser, ranger et envoyer les échantillons dans les délais, tout en maintenant une traçabilité parfaite. Organiser et suivre les transports fournisseurs et clients, en optimisant les délais et les coûts pour garantir un service sans faille. Gestion proactive des appels d'offres et suivis opérationnels client :Répondre rapidement et efficacement aux appels d'offres via des plateformes dédiées et des outils Excel, en remplissant minutieusement les tableaux et informations demandées, en sachant aller les obtenir au besoin. Analyser les prix de transports, entrepôts et ventes, en proposant des solutions optimisées pour réduire les coûts. Préparer et envoyer des offres commerciales, en assurant leur conformité et leur exactitude. Vérifier et valider les mandats des opérations promotionnelles confirmées par les clients, pour garantir la bonne exécution des campagnes. Être un acteur central dans la gestion opérationnelle des commandes et des contrats négociés ou en cours de négociation avec les clients, en maintenant une communication fluide et réactive avec eux. Optimisation des données et analyses stratégiques :Mettre à jour et enrichir les fiches-produits sur les plateformes partenaires, afin d'assurer la visibilité et la pertinence de notre offre. Préparer les tarifs annuels puis gérer et mettre à jour les données tarifaires, en intégrant les évolutions des produits et des enseignes, tant dans les documents pour les commerciaux que dans notre système comptable. Organisation de l'information dans l'entreprise et son traitement informatique dans les logiciels utilisés, mise en place de la facturation électronique en 2026, Déclarer les chiffres d'affaires sur les portails d'administrations et des clients, et analyser les données pour fournir des rapports fiables et détaillés. Administration Générale, Comptabilité, gestion, Office managerPréparer les éléments comptables pour le cabinet comptable (factures, notes de frais, rapprochements bancaires, préparation des documents pour TVA et bilan), gestion des cas particuliers, Actualiser et faire vivre le tableau de trésorerie, suivre les règlements clients et fournisseurs, réaliser des paiements et relances, résolution des litiges, Actualiser et faire vivre des tableaux de bords de l'entreprise, contrôle de gestion Gérer progressivement les RH de l'entreprise avec le cabinet partenaire, Gérer les biens mobiliers et immobiliers de l'entreprise, veiller à leur entretien et sécurité, gestions administratives quotidiennes (courrier, fournitures, accueil téléphonique), et relations avec d'autres parties prenantes, Organiser les réunions, déplacements, appuis à la Direction générale, Tâches diverses : Participer à l'inscription, préparation et organisation logistique et administrative des salons, concours et événements commerciaux de l'entreprise Participer au développement commercial France / Export via une aide ponctuelle lors des salons, des évènements d'entreprise, Compléter et faire vivre les dossiers RSE, en aidant à améliorer nos processus, maintenir à jour l'ensemble des process de votre poste. Participer avec l'équipe à une présence ponctuelle sur les réseaux sociaux,