Assistant Administratif - Direction des Affaires Financières H/F

Hopitaux Universitaire de Marseille Aphm

Vous aimez organiser, coordonner et être un véritable point d'appui pour une direction ?

Ce poste d'Assistant(e) Administratif(ve) au sein de la Direction des Affaires Financières de l'AP-HM est fait pour vous.

Nous recrutons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) en CDD

au sein de notre Direction des Affaires Financières.

Vos missions principales

Vous assurez la gestion du secrétariat de la Direction des Finances, notamment:

- Vous assurez l'accueil physique et téléphonique ;
- Vous organisez et mettez à jour les agendas des Directeurs ;
- Vous assurez le circuit des signatures (parapheurs) ;
- Vous gérez l'envoi et la réception des courriers ainsi que leur enregistrement dans le logiciel «chrono» ;
- Vous organisez la gestion logistique des déplacements professionnels, organisation de réunion... ;
- Vous assurez le suivi des congés et des gardes des Directeurs ;
- Vous assurez l'archivage des dossiers ;
- Vous gérez le planning de réservation de la salle de réunion ;
- -Vous vous occupez de la gestion des demandes d'interventions (GDD) de la Direction
- Vous assurez une gestion des commandes de fournitures bureautiques ;

Par ailleurs:

- Vous participez à l'activité du secteur «liquidation, mandatement» et du secteur «facturation» en cas de besoin ;

Le profil que nous recherchons

Votre parcours

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac de préférence en secrétariat, assistanat de direction.

- Une première expérience professionnelle en secrétariat est souhaitée.

Vos compétences

- Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et autonome et aimez travailler en équipe.
- Vous possédez d'excellentes qualités relationnelles : écoute active, diplomatie et patience qui vous permettent de travailler efficacement avec les différents interlocuteurs internes et externes et d'établir une relation de confiance.
- Structuré(e) et réactif(ve), vous savez gérer vos priorités et vous adapter aux imprévus.
- Vous faites preuve de confidentialité et de discrétion en toutes circonstances.
- À l'aise avec les outils bureautiques et informatiques, vous maîtrisez les logiciels de traitement de texte, tableurs et autres applications et vous en servez afin d'optimiser vos activités.