Adjoint - Adjointe en Gestion Administrative H/F

Universite Grenoble Alpes

Présentation de la structure :

L'Agence comptable, forte d'environ 60 agents répartis en 3 directions, joue un rôle clé dans la gestion financière de l'établissement. Elle assure la tenue de la comptabilité, le paiement des dépenses, le recouvrement des recettes et garantit la sécurité juridique et financière des opérations.

La Direction Dépenses est au coeur de l'activité opérationnelle avec près de 70 000 factures et 18 000 ordres de mission traités chaque année. Elle s'organise autour de pôles spécialisés :
- Pôle fonctionnement : gestion et liquidation des dépenses courantes (classe 6)
- Service dépenses spécifiques et investissement : traitement des dossiers complexes et des investissements (classe 2, travaux inclus)
- Pôle création tiers : gestion et fiabilisation de la base fournisseurs, agents et clients

Missions principales :

Vous serez rattaché au pôle création tiers et jouerez un rôle central dans la gestion des tiers, l'accueil et la relation fournisseurs, le suivi administratif, ainsi que la gestion des flux de communication (courrier, appels, mails).

Activités principales :

- Gestion de la base tiers : création, mise à jour et fiabilisation des données fournisseurs, agents et clients (via SIFAC et GLPI).

- Interface privilégiée : accueil téléphonique et traitement des demandes entrantes.

- Gestion des flux entrants : tri et diffusion du courrier et des sollicitations internes.

- Suivi des factures et relances fournisseurs : contrôle des dépôts sur Chorus Pro, suivi des paiements, traitement des demandes urgentes et intégration des factures spécifiques.

- Relation fournisseurs : information et accompagnement sur l'état d'avancement des paiements.

Restriction ou contraintes liées au poste :
- Congés restreints de novembre à janvier du fait de la clôture d'exercice
- Le travail à distance à l'agence comptable est limité à 2 jours