Assistant d'Exploitation H/F Proxiserve

Quelques mots sur l'agence

Rejoindre PROCHALOR, c'est intégrer des équipes à taille humaine. Véritables ports d'attache des collaborateurs, nos agences sont marquées par un esprit familial fort, où l'autonomie et le degré de créativité sont tirés à leur maximum. C'est au coeur de nos agences que s'organise la vie de nos équipes terrains : entre lancement des journées et moments de convivialité, les agences sont sans cesse en mouvement !

Objectif du poste :

Assurer le suivi administratif, organisationnel et opérationnel de l'exploitation des chaufferies collectives, en collaboration étroite avec le chef de secteur, les techniciens et les sous-traitants, afin de garantir la continuité du service, la conformité réglementaire, la performance de l'exploitation et la satisfaction des clients.

Vos missions à nos côtés :

1. Gestion administrative et exploitation : Suivi et mise à jour des dossiers clients et sites / Enregistrement et gestion des documents d'exploitation (P3, OS, DC4, documents réglementaires) /Classement, archivage et enregistrement des documents dans Twimm (base de données) /Réception et traitement des Ordres de Services / Aide à la mise en forme des devis / Facturation P6 et relance des devis P6 (travaux) / Saisie des éléments variables (salaires) /Suivi des indicateurs d'exploitation et reporting (rapports d'exploitation du secteur)

2. Gestion du planning et coordination : Gestion du planning des techniciens en collaboration avec le chef de secteur / Gestion et suivi des absences des salariés des équipes / Planification des rendez-vous techniciens / Planification et suivi des sous-traitants / Planification des formations / Génération des Bons d'Intervention et replanification si besoin / Résiliation des Sous Traitants en cas de fin de commerce

3. Suivi de l'exploitation technique : Coordination entre techniciens, sous-traitants, fournisseurs et Chef de Secteur / Suivi des demandes d'intervention et des travaux / Vérification et suivi des comptes rendus d'intervention / Suivi des contrôles réglementaires (chaufferies, sécurité, environnement)

4. Relation clients, reporting et communication : Interface entre les clients, les techniciens, les sous-traitants et les Chef de

Secteur / Réponses aux demandes clients (informations, relances) / Fourniture des éléments de réponse aux courriers clients en coordination avec les Chef de Secteur / Information des clients en cas d'intervention, d'incident ou d'arrêt programmé / Création d'affichages / Participation à la préparation des réunions clients.

5.Commandes, logistique et moyens : Commandes P2 (produits, sous-traitants, RAM, TE, etc.) / Commandes Sous-Traitant et fournisseurs / Gestion des outillages et des vêtements / Suivi administratif des sous-traitants (DC4)