Chargé·e Administration des Ventes H/F Engel & Völkers France

Mission 1 : Suivi administratif des opérations de ventes (Paris, Côte d'Azur & Lyon)

- Tenir les dossiers par affaire à jour au fil de l'eau en s'assurant que les documents nécessaires sont bien transmis au service, en coordination avec l'assistante juridique et administrative et les agents commerciaux, pour les différentes activités (Transaction, location, etc)
- Communiquer avec les agents commerciaux/ team Assistants et Team leaders pour le suivi des fonds, le calcul des commissions, et leur règlement
- Mettre à jour les tableaux partagés de suivi de ces opérations (suivi des ventes, Tbox etc) et effectuer le classement des documents de façon numérique.

Mission 2 : Saisie comptable des opérations de vente et de locations

- Suivre régulièrement les transactions à venir dans le fichier Offre acceptée et préparer les bons de commande (eDeals docs, enregistrement de la commande dans SAP et validation en facture d'honoraires)
- Assurer la jour à jour des fiches partenaires dans SAP (grilles de commission, informations générales Siret/ adresse/ IBAN etc)
- Rapprocher les informations dans les tableaux de suivi avec celles comptabilisées
- Scanner les factures de commission agents/ référents/ tiers divers dans Esker et s'assurer de leur bonne comptabilisation
- Lors de chaque clôture, réviser les provisions pour commission et procéder aux reprises (provisions commissions agents/ team leaders et referrals)

Mission 3 : Suivi des impayés

- Identifier régulièrement les honoraires non réglés,
- Préparer les courriers de relance,

Mission 4 : Assurer le maintien des missions principales de la comptabilité fournisseurs en back-up du comptable en charge

- Saisir les factures dans Esker,
- Préparer les règlements hebdomadaires,
- Procéder au lettrage en comptabilité
- Répondre aux demandes des fournisseurs au besoin (situations etc)