Assistant·e Administrative et d'Accueil - Pôle Formation H/F Sinclair Ressources

Rattaché(e) au Directrice et au sein d'une équipe de 1 personnes, vos missions sont :

- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par e-mail des apprenant.es, formateurs et formatrices, adhérent.es et des membres du CA :
- Recueillir en amont les besoins et les demandes des stagiaires et des formatrices/teurs, transmettre les besoins spécifiques à la directrice du pôle formation
- Préparer les salles, supports et matériels nécessaires aux sessions (ordinateur, temps de pause, rétro, feuille d'émargement etc.)
- Accueillir le jour J les stagiaires et la formatrice / le formateur, en collaboration avec la directrice et selon un calendrier établi
- Fournir un conseil logistique en lien avec Qualiopi (déplacements, repas etc.)
- Prendre connaissance et effectuer un premier tri des sollicitations du public ou des partenaires (e-mail ou téléphone), répondre aux demandes courantes

Participer à la saisie administrative et comptable de l'activité de formation (intra et inter) de l'association, sous l'autorité hiérarchique de la présidente et sous l'autorité fonctionnelle de la directrice :
- Enregistrer et suivre les pré inscriptions
- Suivre les devis
- Saisir les inscriptions définitives et vérifiant la saisie complète des champs nécessaires
- Préparer et envoyer les conventions / contrats de formation, convocations, attestations de présence selon le modèle pré-établi
- Transmettre à la directrice du pôle formation et communication les demandes d'annulation au regard des CGV
- Participer à la facturation et au suivi des règlements, procéder à des relances simples

Contribuer au suivi administratif concernant les congressistes aux JNE
- Enregistrer et suivre les inscriptions
- Vérifier la saisie complète des champs nécessaires au suivi administratif et comptable (type d'inscription, ateliers, coordonnées employeur, informations Chorus pro, etc.)
- Répondre aux demandes courantes des employeurs ou individuels
- Préparer et envoyer les conventions / contrats de formation, convocations, attestations de présence selon le modèle pré-établi
- Traiter les demandes d'annulation dans le respect des CGV du congrès
- Participer à la facturation et au suivi des règlements, procéder à des relances simples

Concourir à la logistique du siège et à la vie associative
- Participer à l'entretien du siège et transmettre d'éventuelles problématiques
- Gérer le matériel et les stocks de fourniture
- Suivre les adhésions à l'association, effectuer les relances mensuelles, répondre aux sollicitations simples des (futur.e.s) adhérent.es.

Assurer un reporting
- Présenter son rapport d'activité annuel et ses perspectives envisagées au membre du bureau et au CA.
- Transmettre mensuellement son décompte d'heure à la trésorière, et prévoir ses congés annuels au plus tard le 15 du mois de mars de l'année en cours (mars N à mars N+1).
- Participer à l'évaluation et l'amélioration de l'activité de formation, en participant