Dgt-Sabine - Secrétaire-Assistant H/F

Direction générale du Trésor (DGT)

Informations importantes à l'attention des candidats :

Seules les candidatures déposées via l'outil dédié PASSERELLES seront
étudiées par les recruteurs. En conséquence, les candidatures transmises parcourriel ne seront pas traitées.

Au sein d'une équipe composée de 2 assistant(e)s, le (la) titulaire travaille en binôme (pôle), dans un bureau partagé, sous l'autorité directe du Responsable pour les Affaires générales auprès de la Cheffe du SABINE, notamment responsable de l'organisation générale des 3 secrétariats du service.

Il (elle) assurera ses fonctions sous l'autorité opérationnelle de la Cheffe du service, des deux sous-directeurs et des deux chefs de bureaux (ATTRACT et FININTER 4) auxquels ce pôle de secrétariat est rattaché.

Le (la) titulaire du poste aura en charge :

- L'accueil téléphonique et des visiteurs ;

- La tenue des agendas, la prise et l'organisation des rendez-vous ;

- L'organisation des événements et réunions en présentiel et à distance (audio et vidéo conférences) ;

- L'installation des nouveaux arrivants (qui relèvent de ce pôle) dans le cadre du dispositif d'accueil de la DG Trésor et certaines formalités dans le cadre du départ des collaborateurs ;

- Le suivi des congés ;

- La préparation des déplacements (dossiers de missions) et des réunions/évènements, notamment ceux de la Cheffe de service et ceux d'ATTRACT et FININTER 4 ;

- L'appui aux cadres sur la constitution et l'élaboration des dossiers (reprographie) ;

- La gestion et le suivi des notes produites ou reçues, l'archivage papier et numérique des dossiers relevant de ce pôle ;

Certaines activités pourraient avoir vocation à être mutualisées par spécialisation au niveau des 3 secrétariats du service.

Principales activités

- Classement, archivage

- Contrôle, vérification

- gestion de procédures

- Information, Accueil

- Secrétariat

Relations fonctionnelles

- les autres services de la direction

- les services déconcentrés

- des organismes étrangers

- les agents du ministère

- les autres directions

- les cabinets ministériels

- d'autres ministères

- des établissements publics

- le secteur privé

Exemples de dossiers traités récemment / quelques dossiers à venir

- Préparation de divers déplacements, réunions ou dialogues bilatéraux (Chine, EAU, Algérie, Canada,...)

- Agenda des déplacements ministériels français à l'étrangers ou étrangers en France