Assistant de Direction Relais Autonomie - C.C.A.S. de Tourcoing H/F

Centres communaux d'Action Sociale

La Direction Vie des Seniors souhaite recruter
Un( e) Assistant( e) de direction pour le Relais Autonomie
Poste de catégorie B à temps complet, cadre d'emplois des rédacteurs de la filière administrative

Dans un service composé de 6 personnes et sous l'autorité du chef de service, l'assistant (e ) de direction apporte une assistance permanente au responsable du service en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers

Activités

Suivre, planifier les réunions et tenir l'agenda du responsable et des coordinateurs - coordinatrices
Faciliter l'exploitation des informations par les particuliers et les professionnels (ex : intranet, site internet, gestion électronique des documents...) formaliser et actualiser les documents à destination du public et des professionnels
Constituer et actualiser un fonds documentaire et des outils de recherche adaptés aux besoins du service en effectuant des recherches thématiques et assurant une veille documentaire pour aider à la mise en place d'actions collectives et de rencontres de travail sur une thématique donnée
Réaliser des travaux bureautiques, des tâches administratives de secrétariat en complément ou en remplacement des autres agents : accueil du public, réception des appels téléphoniques et traitement des informations
Etre en appui dans la gestion des appels téléphoniques, réception et élaboration des courriers, tri, classement et archivage de documents
Participer aux réunions de service mensuelles, aux groupes de travail CCAS et réaliser les comptes rendus
Participer au comité de pilotage, réaliser la prise de notes et la rédaction du compte rendu
Tenir les statistiques de l'activité
Participer à la rédaction du rapport d'activités, en assurer l'illustration, la présentation et la mise en forme