Chargé de Logistique Séjours H/F Sans Frontières

Au sein de l'entreprise, vous serez en charge d'un large panel de missions. La polyvalence est un prérequis.

Placé(e) sous l'autorité de la Direction, vous aller travailler en lien étroit avec tous les services de Sans Frontières et de nombreux interlocuteurs externes.

Votre objectif : organiser et optimiser les trajets pré/post acheminements des participants et des encadrants et organiser le dispositif complet de la logistique de l'été.

Les missions principales :

1. Gestion des trajets de pré et post acheminements

- Elaboration et la mise en oeuvre des plans de transport de pré/post acheminements (en respectant la règlementation ACM).
- Interlocuteur principal entre les voyageurs, les encadrants, les CSE et les transporteurs, concernant les transports (nombreux échanges téléphoniques).
- Gestion complète des titres de transport (commande, paiement, distribution).
- Organisation des hébergements et des repas en France pour les encadrants et les participants (en respectant la règlementation ACM).
- Participation active, en lien avec la Direction Financière, au suivi budgétaire et à la maîtrise des coûts du pôle logistique.

2. Suivi des transports principaux

- Réservation des transports principaux ferroviaires et routiers au départ de la France.
- Vérification, suivi et mise à jour des schémas de transport principaux (y compris aérien) dans l'application métier.
- Participation à la vérification des listes des voyageurs.
- Assurer la veille des formalités d'entrée dans les pays visités et transmettre les informations aux services concernés.
- Elaboration et envoi des convocations de voyage pour les participants et les encadrants.

3. Gestion des documents de voyage

- Préparation des documents de voyage (dossiers de camps, tablettes, divers supports) des séjours.
- Organisation de l'acheminement du matériel lors des départs et retours.
- Préparation, distribution des dossiers séjours (incluant la gestion des tablettes).
- Récupération et le contrôle des dossiers au retour des séjours.

4. Gestion du dispositif été

Ce dispositif est principalement basé à Paris, avec quelques départs/retours en province à gérer également.

- Gestion et optimisation des solutions de stockage déporté du matériel, notamment à Paris.
- Organisation des transports du matériel entre le site principal, les lieux de stockage et les points de départ.
- Planification des journées de départ et de retour, ainsi que le dispatching du matériel auprès des équipes encadrantes.
- Organisation logistique du dispositif été : hébergement, déplacements, stationnements, plannings de distribution, information des équipes.

5. Administration générale

- Traitement des notes de frais des encadrants (suivi, contrôle, paiement, traitement d'éventuels litiges).
- Gestion des réclamations auprès des transporteurs en cas de défaillance.
- Gestion du parc de véhicules.
- Veille opérationnelle sur les événements susceptibles d'impacter le dispositif (manifestations, événements, restrictions de transport, etc.).