Assistant de Gestion en Formation H/F

Adecco

ADECCO LYON TERTIAIRE recrute un.e Assistant de Gestion h/f pour une entité spécialisée dans la formation.

Eléments de contrat :

- Localisation : Villeurbanne 69100
- Poste de 6 mois renouvelables (être disponible sur le long terme).
- Salaire : 2200 euros brut / mois sur 13 mois + 5% de variable en fonction des objectifs
- Avantage : locaux flex office, point de restauration, ticket restaurant, transport à 75%
Rôle
Au sein du centre de service, le gestionnaire administratif assure la gestion au bénéfice des clients (internes et externes) de l'instruction des dossiers de formation, de l'approbation des prestations des OF, de la facturation, du recouvrement des fonds ainsi que de la relation avec les OPCO

Vos activités principales :

Gestion / facturation

- Collecter auprès des différents interlocuteurs les informations relatives aux stagiaires et à la formation (cv, programme, calendrier, convention, devis...) .
- vérifier et saisir les informations nécessaires à la constitution du dossier et à la facturation.
- Vérifier, valider le chiffre d'affaire et les charges d'exploitation
- Transmettre dans les délais les pièces justificatifs aux clients externes et internes du Groupe
- Assurer le suivi des dossiers avec les OPCO et autres partenaires
- Collecter les feuilles de présence
- Réaliser les factures et les avoirs en respectant le process interne
- Justifier les encours de facturation
- Contrôler et valider les factures fournisseurs
- Réaliser les provisions de charges durant chaque période de clôture
- Participer au traitement des réclamations (dossiers litigieux) et proposer des solutions
Reporting

- Assurer un reporting et un suivi synthétique de l'ensemble des indicateurs de son périmètre

Vous avez au minilmum un Bac +2 et 2 ans d'expérience dans l'administration polyvalente avec de la gestion de facturation. Vous avez idéalement travaillé dans la formation.

Capacités requises : c'est un poste polyvalent qui nécessite une adaptabilité, une rigueur et analyse approfondie.
D'un bon relationnel et d'un bon esprit d'équipe, il est important de pouvoir coordonner ses actions et reprendre des dossiers en cours.
Nous recherchons également une personnalité pro active, consciencieuse et ayant une bonne gestion de stress face à des deadlines (périodes de clôtures)

Principales compétences métier

- Processus de facturation
- Logiciels de gestion administrative (Maitrise pack office)
Principales compétences comportementales

- Adaptabilité
- Analyse et résolutions de problème
- Communication
- Gestion des émotions
- Orientation qualité et résultats
- Organisation et planification
- Gestion des priorités
Rattachement hiérarchique :
Dans un service de la gestion des contrats apprenant constitué de 8 à 10 personnes, vous êtes sous la responsabilité d'un manager de service et d'une responsable middle office.