Chargé d'Accueil - Secrétariat H/F

CCAS

Le CCAS de Baraqueville recherche un chargé(e) d'accueil /secrétariat pour les services qu'il gère : SSIAD et Résidence autonomie et pour le CCAS.
La personne aura en charge l'accueil physique et téléphonique et le secrétariat général des services.
Elle sera sous la responsabilité de la directrice adjointe.
Travaille du lundi au vendredi à 35h.
Missions, activités et conditions d'exercice
Activités principales
1/Accueil physique et téléphonique du public du CCAS et de ses services
- Gestion des appels téléphoniques, information et orientation et filtration des appels
- Accueil physique aux horaires d'ouverture pour les services du CCAS : SSIAD, Résidence Autonomie et CCAS.
- Veille au suivi des demandes enregistrées (délai de réponse, suites données, etc...)
- Répondre aux demandes administratives des résidents et de leur famille.

2/ Secrétariat général
- Gestion, classement et distribution du courrier
- Gestion et transfert des mails adressés au service accueil (générique)
- Rédaction des courriers/bordereaux d'envoi à la demande de la Directrice / des élus
- Elaboration et gestion des registres de vie institutionnelle (délibérations et arrêtés)
- Elaboration et mise en forme des documents supports de communication (affichage, documents règlementaires)
- Elaboration et mise en forme des documents supports nécessaires à la gestion quotidienne des activités et prestations de l'établissement (stocks, menus, commande repas, etc...)
- Suivi de l'archivage.
- Instruction et suivi des demandes de domiciliation administrative
- Prendre en notes les échanges et rédiger les comptes rendus
- Trier et organiser le classement de documents et dossiers (Démarche qualité)
- Vérification, relai et transmission des dossiers d'aide sociale légale auprès des services en charge de l'instruction (obligation alimentaire, ASH, aide sociale, aide-ménagère)
- Gestion des stocks administratifs (fournitures, affranchissement, denrées, etc.)
- Soutien administratif auprès de la Direction, de l'encadrement, de la comptable et de l'animatrice.
- Assister l'infirmière parcours soins dans les tâches administratives, notamment lors de la saisie des dossiers pour les admissions au SSIAD et à la résidence.

- Activités secondaires
3/ Suivi du service de portage de repas
- Relais sur le suivi du portage de repas en l'absence de la coordinatrice (Informations - mises en oeuvre - actualisations urgentes des contrats

4/ Communication interne et externe
- Assurer la diffusion et l'alimentation des réseaux sociaux de l'établissement.
- Création et diffusion d'affiches de sensibilisation
- Mettre à jour l'affichage de la résidence : listes des résidents, contacts, trombinoscope, etc.
- Assister l'infirmière parcours soins dans les tâches administratives, notamment lors de la saisie des dossiers pour les admissions au SSIAD et à la résidence.
- Accompagner les résidents lors des activités et sorties, répondre à leurs demandes ou besoins tout en les orientant vers le professionnel approprié..)
Profil recherché - Compétences requises
* Savoirs
Connaissance du fonctionnement des collectivités publiques
Connaissance du fonctionnement global des ESMS (cadre règlementaire, partenaires, autorités de tutelle, etc.)

* Savoir-faire
Maîtrise de l'outil informatique

* Savoir-être
Fortes aptitudes relationnelles en lien avec les publics accueillis/orientés
Travail en équipe pluridisciplinaire
Capacités d'expression orale et écrite
Autonomie, organisation, rigueur, sens des priorités
Ponctualité et respect des échéances
Grande discrétion professionnelle
Respect de la hiérarchie

- Qualifications requises (diplômes, formations...)
Formation secrétariat / accueil