Anttl259 - Assistant de Direction Directeur - Métropole Toulon Provence Méditerranée H/F

Structures de coopération territoriale

- Assister en binôme le Directeur de l'antenne de Toulon/Le Revest
- Accueil téléphonique et physique du secrétariat
- Organiser et planifier des réunions
- Coordonner administrativement les 8 Directions de l'antenne de Toulon/Le Revest
- Assurer diverses tâches administratives et de secrétariat, notamment répondre aux courriers et rédiger divers documents pour le Directeur de l'antenne Toulon/Le Revest, prendre des notes et établir des comptes rendus

Assiste en binôme le Directeur de l'antenne de Toulon/Le Revest :
- Organisation de l'agenda et prise de rendez-vous en fonction des priorités du Directeur de l'antenne de
Toulon/Le Revest
- Rappel des informations importantes et transmission des messages
- Tri et classement des documents et de la messagerie du Directeur de l'antenne de Toulon/Le Revest
- Rédaction et suivi de certains documents administratifs du Directeur de l'antenne de Toulon/Le Revest
- Montage de dossiers administratifs pour le Directeur de l'antenne de Toulon/Le Revest
- Tri et classement des documents du Directeur de l'antenne de Toulon/Le Revest
Accueil téléphonique et physique au secrétariat :
- Renseignement des interlocuteurs et relais si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Réception, filtrage et transmission des messages téléphoniques et des courriers informatiques
Organisation et planification des réunions :
- Respect des délais de transmission de documents avant les réunions
- Prise de notes lors des réunions et rédaction des comptes rendus
Coordination administrative des 8 Directions de l'antenne de Toulon/Le Revest :
- Réception de documents administratifs et techniques (courriers, notes...) et transmission des documents après visa et/ou signature du Directeur de l'antenne dans le service concerné
- Mise en forme de certains documents de bureautique en provenance des 8 Directions de l'antenne
- Rédaction de courriers dans le cadre de la coordination administrative avec des services hors antenne
Diverses tâches administratives et de secrétariat :
- Accueil physique du public
- Conception et réalisation de documents administratifs, notamment courriers
- Réception et orientation de certains documents (administratifs et/ou techniques) auprès de services si nécessaires (antenne et hors antenne)
- Tri, classement et archivage de certains documents du secrétariat de la Direction