Secrétaire Administratif·ve et Technique Polyvalent·e H/F

Praeter Atelier

Intitulé du poste : Assistant-e administratif-e / secrétariat technique (CC Architecture)
Type de contrat : CDI temps plein
Localisation : Dijon - Centre
Encadrement : en lien direct avec les associés

-----------------------------------------------------------
Missions principales

Comptabilité, gestion administrative et RH
- Établissement de notes d'honoraires - Relances
- État de rapprochement mensuel
- Préparation du bilan avec l'expert-comptable
- Calcul de rentabilité, Planning d'opération, Prévisionnel de facturation, Prévisionnel d'activité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Déclaration d'assurance (MAF)
- Gestion du personnel - recrutement, planning des congés
- Paies (Préparation et suivi)
- Gestion des déplacements

Accompagnement au développement de l'agence
- Échanges avec les prospects
- Établissement des devis
- Établissement des contrats
- Dossier de candidature - Appels d'offres
- Veille hebdomadaire sur les différentes plateformes
- Monter l'équipe en accord avec les gérants
- Préparer le dossier administratif candidature et offre
- Récolter les dossiers des cotraitants / relance régulière et persévérante
- Préparer les tableaux d'honoraires / aller-retour avec les gérants
- Compléter tous les documents administratifs (acte d'engagement, .)
- Dépôt de la candidature / offre par la plateforme

Secrétariat technique, sous la responsabilité d'un-e chargé-e de projet
- Lancer et gérer un appel d'offres d'entreprises
- Établissement des divers documents : marchés de travaux, ordre de services, états d'acompte, DGD.
- Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)

Assistanat de direction
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion administrative du courrier
- Gestion d'agenda du gérant
- Commandes de fournitures et suivi
- Rédaction de supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)

Communication
- Mise à jour des différents supports de communication
- Élaboration de différents contenus et mise à jour du site internet / Instagram / LinkedIn

En fonction de l'expérience du candidat, des formations internes et externes pourront être organisées afin de lui permettre de prendre en charge progressivement l'ensemble des missions. Dans cette logique, une implication active et un investissement soutenu sont attendus.

-----------------------------------------------------------
Profil recherché

Formation et expérience
- Sans exigence particulière
- Débutant-e accepté-e

Compétences techniques
- Maitrise des logiciels Pack Office : Word & Excel
- Excellente orthographe
- Facultatif : Maitrise des logiciels Pack Adobe (InDesign, Photoshop, Illustrator), BimOffice

Qualités personnelles
- Organisation, rigueur et autonomie
- Esprit d'équipe, aisance relationnelle, fédérateur-ice
- Esprit constructif, sens de l'analyse, recherche de la réponse juste
- Esprit de synthèse
- Discrétion, confiance
- Dynamisme, polyvalence

-----------------------------------------------------------
Conditions proposées

- Rémunération : selon profil et expérience
- Prise de poste : immédiate