Assistant de Copropriétés Logements Foyers et Tertiaire H/F Neotoa

Au sein du Pôle Vente et gestion Tertiaire, en appui de l'équipe tertiaire, copropriétés et logements-foyers, vous avez pour mission d'assurer le process de commercialisation et de gestion du patrimoine spécifique Néotoa.

A ce titre vos missions sont les suivantes :

- Assurer l'intendance administrative de l'équipe tertiaire, copropriétés et logement foyers du pôle : Accueil physique et téléphonique, préparer les courriers et mailings, gestion des agendas et prise de RDV, organisation des réunions, rédaction et diffusion des comptes rendus de réunion, documenter les échanges, assurer l'interface avec le pôle SI et les prestataires extérieurs pour le bon fonctionnement des différents outils/logiciels utilisés (HPW, SIWI, CRM, KIAMO...).
- Documenter l'ensemble des données liées au suivi du patrimoine en gestion, suivre les dossiers administratifs et financiers des opérations et conventions, assurer la saisie dans les outils de l'organisme.
- Optimiser, dans une démarche d'amélioration continue, et alimenter les tableaux de bords de suivi des activités spécifiques (tertiaire, copropriétés et logements-foyers).
- Réaliser les Lettres de commande et Bons de commande liées aux dépenses et opérations du Pôle sur le logiciel comptable interne (ULIS) et assurer le suivi.
- Assurer la promotion des activités spécifiques par le développement d'outils de communication (livret accédant, locataire, partenaires, assurer les posts sur les réseaux sociaux ...) en lien avec le service communication.
- Ecrire les process et les modes opératoires et les tenir à jour.

Patrimoine Tertiaire

- Coordonner l'administration des ventes, des locations et de la gestion du patrimoine spécifique : assurer le suivi client et partenaires via l'interface Happywait, suivi des encaissements, des dossiers de candidatures, notification des contrats et conventions, enregistrement et transfert des attestations aux différents services impactés par les ventes, fin de contrats et liquidations ...
- En lien avec le/la chargé.e de gestion et de commercialisation des actifs tertiaire et le/la Chargé.e d'exploitation, élaborer et suivre les actions de commercialisation en conformité avec la réglementation (communication, affichage, gestion des annonces sur les portails immobiliers ...).
- Recueillir les chiffrages des entreprises et prestataires dans le cadre du suivi des Travaux Modificatifs Acquéreurs, appliquer les modes opératoires de l'organisme pour le suivi administratif et financier des TMA.
- Être en appui du/de la chargé.e de gestion et de commercialisation des actifs tertiaires pour l'indexation annuelle des baux et le suivi des impayés.

Patrimoine en copropriétés

- Documenter et gérer, conformément aux consignes du gestionnaire du patrimoine en copropriété concerné, la boîte mail copropriété et transmettre en interne, via le CRM, l'ensemble des demandes liées aux actions requises (diffusion des informations, demande d'intervention technique, nuisances et troubles de voisinages ...).
- Planifier, en lien avec les syndics et les services internes, les assemblées générales semestrielles selon l'agenda du gestionnaire de patrimoine en copropriété.
- Préparer les pouvoirs de vote et de représentation de NEOTOA pour chaque assemblée générale.
- Être en appui du Responsable de l'activité et des gestionnaires copropriétés pour organiser et structurer l'activité dans une démarche d'amélioration continue.