Chargé·e de Gestion Administrative et Financière de la Fondation Institut Agro H/F

Institut Agro

Placé sous l'autorité hiérarchique et fonctionnelle de la Responsable développement de la fondation Montpellier, le/la chargé.e de gestion aura pour missionsde :

· Assurer le pilotage et la gestion administrative et financière de l'antenne de Montpellier dans une optique de soutenabilité et de fluidité

· Animer le réseau des gestionnaires des chaires de la fondation en assurant une coordination (financier)

· Assurer l'interface avec le niveau national de la fondation

· Appuyer la responsable sur certaines tâches administratives, logistiques et communication.

Pilotage et gestion administrative et financière de l'antenne de Montpellier:

· Coordonner la programmation budgétaire annuelle(prévisions budgétaires). Proposer des arbitrages éventuels.

· Mettre en place, renseigner et suivre l'activité/exécution du budget de l'antenne et des chaires dans des tableaux de bords dédiés. Identifier et alerter sur les points de vigilance ou écarts et proposer des actions correctives.

· Gérer les différents projets dans le système d'information financier et s'assurer de la cohérence avec les tableaux de bords

· Elaborer certains projets de conventions

· Suivre l'exécution administrative et financière de toutes les conventions (facturation, rapprochement des encaissements, relances, reçus fiscaux).

· Réaliser les commandes/missions pour une partie de l'activité (hors chaires)

· Préparer les recrutements et assurer l'interface avec le service RH sur les modalités administratives et financières

Animation du réseau des gestionnaires des chaires en assurant une coordination financière :

· Mettre en place un flux d'information et une revue de dossier réguliers avec les chaires de la fondation

· Vérifier la bonne exécution et la consolidation des informations

· Proposer des outils et process de travail adaptés (bonnes pratiques, outils...)

Interface avec le niveau national de la fondation

· Préparer en lien avec la DAF les éléments nécessaires à l'élaboration du Budget pour une consolidation au niveau national

· Assurer l'interface entre la DAF, l'agence comptable et les gestionnaires des projets soutenus par la fondation et contribuer à la préparation des rapports pour l'audit annuel du Commissaire aux Comptes (CAC)

· Être force de proposition sur l'amélioration des process/outils en lien avec le niveau national

Autre appui à la responsable :

· Assurer l'organisation et la logistique associée des réunions, évènements (cérémonie de bourses, séminaire, ...) et déplacements

· Assurer la préparation des Comités territoriaux

· Participer aux actions de communication: diffusion de mailing d'appel à don, préparation de communications sur un sujet donné

· Assurer le secrétariat : courriers aux mécènes, appels à dons, signature électronique