Assistant de Direction H/F ARS ILE DE FRANCE

Le socle des missions est le suivant :

-En lien avec l'attaché.e de direction, assister le Directeur et le Directeur adjoint :
- Gérer les agendas : planifier et organiser les rendez-vous, réunions, déplacements
- Préparer les dossiers quotidiens des rendez-vous
- Assurer le suivi des dossiers
- Préparer des documents/dossiers

-Assurer un appui occasionnel aux directions de projets médicaux :
- Suivi et relances d'appels à projets et d'enquêtes
- Organisation d'événements signalés

-Assurer les tâches de secrétariat courantes pour la direction :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Gérer la boite mail générique de la Direction
- Diffuser, classer et archiver les documents et dossiers
- Assurer la mise en forme de documents
- Mettre à jour des bases de contacts et réaliser des mailings/publipostages
- Suivre les échéances et faire des relances
- Gestion des parapheurs sur l'outil de gestion électronique des documents en lien avec l'attachée de direction
- Enregistrer, trier et distribuer le courrier (papier et électronique) en l'absence de l'assistant technique
- Envoyer l'ordre du jour et faire compte rendu de la réunion hebdomadaire des assistantes de direction de la DOS
- Transmettre le point « tensions hebdomadaires » à l'ensemble des établissements sanitaires de la région
- Publications au Recueil des Actes Administratifs

-Travailler en étroite collaboration avec l'attachée de direction et les assistantes de la DOS
- Assister l'attaché.e de direction et le.a remplacer en cas d'absence sur le suivi de certains dossiers ou des réunions
- Aider ponctuellement les autres assistant.e.s de la Direction