Coordinateur des Secrétariats Médicaux H/F

Centre Hospitalier de Chateauroux - le B

LE POSTE
Statut : Titulaire, CDI, CDD

Grade : Adjoint des cadres hospitaliers ou Attaché d'administration hospitalière Catégorie : A ou B

Organisation du travail :

- Poste à temps plein

- Horaires : 7h30/jour - 35h. 25 CA et 13 RTT

- Repos fixe

- Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l'organisation du service.

Lieu de travail : Châteauroux Déplacements liés à la fonction : oui þ non q

Suppléance (le cas échéant) :

Position dans la structure - Relations hiérarchiques

Rattachement au (à la) directeur(trice) des ressources humaines non médicales et des relations sociales.

Encadre hiérarchiquement les secrétaires médicaux(ales).

Position dans la structure - Relations fonctionnelles

- Médecins pour l'évaluation des besoins et le recueil des attentes

- Directions fonctionnelles pour la gestion des ressources humaines et matérielles

- Bureau des admissions, Direction des systèmes d'information, Département d'information médicale pour le traitement des données médico-administratives

- Archivistes

Missions du service

Les missions ci-dessous correspondent au périmètre d'intervention des secrétariats médicaux encadrés par le (la) coordinateur(trice).

- Accueillir et informer les patients, les familles et les correspondants médicaux, en présentiel ou par téléphone

- Assurer la gestion administrative des dossiers patients : création, mise à jour, classement et archivage

- Saisir et mettre en forme les comptes rendus médicaux, courriers, certificats et autres documents cliniques

- Planifier les rendez-vous, consultations, examens ou interventions, en lien avec les équipes médicales et paramédicales

- Coordonner la transmission des informations entre les différents services de soins, le plateau technique et les structures externes

- Gérer la facturation et la codification des actes en lien avec le service administratif et le PMSI

- Veiller au respect des règles de confidentialité, de traçabilité et des procédures institutionnelles

- Contribuer à l'amélioration continue de l'organisation du secrétariat et à la qualité de la prise en charge des patients

Missions spécifiques du poste

- Missions principales

o Organiser, planifier et superviser l'activité des secrétariats médicaux du ou des services concernés

o Veiller à la qualité, la fiabilité et la continuité du traitement administratif des dossiers patients

o Harmoniser les pratiques professionnelles et les outils utilisés par les secrétariats

o Assurer l'interface entre les équipes médicales, paramédicales, administratives et les usagers

o Contribuer à l'optimisation des circuits de communication et à la fluidité du parcours patient

- Missions spécifiques en lien avec la qualité

o Participer à la mise en oeuvre et au suivi des procédures qualité relatives à la gestion des dossiers patients

o Contrôler la conformité et la traçabilité des documents produits par les secrétariats

o Identifier les dysfonctionnements, proposer et mettre en oeuvre des actions correctives

o Participer aux audits internes, à l'évaluation des pratiques professionnelles et à la rédaction de protocoles

o Promouvoir la culture qualité et la confidentialité au sein des équipes administratives

- Autres missions spécifiques

o Contribuer à la formation et à l'intégration des nouveaux secrétaires médicaux

o Participer à la mise en oeuvre de projets de modernisation des systèmes d'information et de dématérialisation

o Collaborer à la gestion des ressources matérielles et logicielles nécessaires à l'activité des secrétariats

o Représenter le service dans les réunions institutionnelles ou interservices.

- Fonction d'encadrement

o Encadrer, animer et accompagner l'équipe des secrétaires médicaux dans leurs missions quotidiennes

o Évaluer les besoins en effectifs et participer à la répartition des ressources humaines selon l'activité

o Assure