Sécrétaireh - F H/F Association Horizon Amitié

L'Association Horizon Amitié recrute dès que possible en contrat à durée déterminée à temps plein, pour son service CAES, un ou une secrétaire avec expérience.

En collaboration avec le Chef de Service, et en lien avec l'équipe socio-éducative, la personne sera particulièrement chargée de :

- Accueil téléphonique des personnes s'adressant au service,
- Gestion du courrier (réception courrier, rédaction courriers + rapports),
- Prise de notes, comptes-rendus de réunion, notamment réunions d'équipes,
- Gestion des flux en lien avec la CDS, déclaration des places sur le DNA, mise à jour des plannings Outlook d'entrées et sorties sur 2 sites, suivis des entrées et sorties en vue des statistiques, préparation des dossiers d'admission, mise à jour quotidienne du tableau de suivi d'occupation du service,
- Effectuer les statistiques hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles et annuelles et les envoyer aux partenaires, mettre à jour des tableaux de bords et les indicateurs d'activité du service (journées réalisées, indicateurs banque alimentaire, impératifs de service tels que tableau suivi de logements, suivi des Travailleurs Sociaux),
- Tient à jour les dossiers des logements du service dans lesquels les personnes sont hébergées (baux, état des lieux, assurance, contrat de maintenance chaudière...),
- Participation à la rédaction du rapport d'activité,
- Suivi des commandes, des règlements des factures, gestion des fournitures du service,
- Suivi de la caisse,
- Préparation des contrats de séjour,
- Préparation des listes des sorties quotidiennes et transmission des listes quotidiennes de présence aux agents de nuit et au cadre d'astreinte,
Calcul et saisie des éléments de paie en lien avec le CDS pour transmission au service RH,
- Suivi des remplacements lors d'absence d'agents de nuit en lien avec le chef de service et la coordinatrice,
- Ouverture des tickets à destination du service informatique pour les dysfonctionnements liés à l'informatique et à la téléphonie ainsi que pour les accès.