Assistant·e Administratif·ve H/F

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L'assistant(e) administratif(ve) participe au bon fonctionnement de l'entreprise en assurant la gestion administrative, le suivi des dossiers clients, fournisseurs et partenaires, et en contribuant au support opérationnel et comptable.

Missions principales :

- Gestion et organisation des dossiers clients : contrats, factures, documentation, suivi des relances.
- Transmission et suivi des dossiers auprès de l'expert-comptable : mise à jour comptable, reporting, suivi des relances clients.
- Classement administratif : archivage, rangement, numérisation, duplicata de documents, consultation des mails et courriers.
- Suivi administratif des sous-traitants : vérification des documents et contrats.
- Vérification, transmission et suivi des devis et factures.
- Gestion des notes de frais : contrôle, saisie et règlements.
- Reporting et suivi des tableaux de bord à partir des drafts fournis.
- Mise à jour de la documentation technique et juridique.
- Polyvalence avec le service administratif et accueil : gestion du courrier, accueil téléphonique, accueil des clients et partenaires.
- Responsabilité de la gestion du portefeuille de dossiers clients, fournisseurs et partenaires.
- Participation à toutes tâches entrant dans le cadre des fonctions pour assurer le bon fonctionnement de l'entreprise.
- Récupération ou dépôt de documents dans l'Île-de-France (92 ou 75) si nécessaire (poste, greffe, administration, etc.) - déplacements peu fréquents.

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e), rigoureux(se) et organisé(e), capable de gérer efficacement les dossiers administratifs et de contribuer au bon fonctionnement quotidien de l'entreprise.

Sous l'autorité du responsable de la société et en appui de son assistante, avec possibilité de suivre et d'assister d'autres responsables selon les besoins, vos missions incluent :

- Gestion et organisation des dossiers clients : contrats, factures, documentation, etc.
- Transmission des dossiers à l'expert-comptable : mise à jour comptable, reporting, suivi des relances.
- Classement administratif : archivage, rangement, numérisation, duplication de documents.
- Gestion du courrier, des e-mails et de l'accueil téléphonique.
- Suivi administratif des sous-traitants : vérification des documents et contrats.
- Vérification et transmission des devis et factures.
- Gestion des notes de frais : contrôle, saisie et règlements.
- Reporting et suivi des tableaux de bord à partir des drafts fournis.
- Mise à jour de la documentation technique et juridique.
- Polyvalence avec le service administratif et l'accueil : accueil des clients et partenaires.
- Responsabilité de la gestion du portefeuille de dossiers clients, fournisseurs et partenaires.

Compétences et qualités attendues :

- Maîtrise des outils bureautiques (Office).
- Organisation, rigueur et capacité à respecter les délais.
- Autonomie, initiative et sens des priorités.
- Bon relationnel et capacité à travailler en équipe.
- Excellente communication orale et écrite.
- Sens du service client et professionnalisme.

Formation / Expérience :

- Bac Pro Comptabilité est un plus.
- Expérience similaire dans un poste administratif polyvalent fortement appréciée.

Nous sommes une société de services énergétiques indépendante française axée sur deux métiers principaux : Efficacité énergétique et Production d'énergie renouvelable. Nous sommes présents en France, en Espagne, en Roumanie et dans les départements français d'outre-mer. Notre société est devenue un leader français et international des contrats de performance énergétique (EPC). Nous nous appuyons sur les compétences techniques, financières, juridiques et managériales de nos équipes, sur l'expérience et le savoir-faire de nos partenaires, et sur une forte notoriété financière.