Assistant - Assistante de Direction H/F

France Travail

L'assistante de direction du chef d'établissement du second degré assure un rôle clé dans le fonctionnement administratif et organisationnel de l'établissement.
MISSIONS COMMUNES A TOUS LES ADULTES
- S'impliquer et s'intégrer dans la communauté éducative et faire vivre au quotidien le projet éducatif de l'établissement.
- Contribuer à développer la dimension de responsabilité des élèves et établir de bonnes relations avec les familles, les intervenants extérieurs.
- Contribuer au fonctionnement quotidien de l'établissement.
- Accepter de rentrer dans un processus de formation à titre personnel ou pour les besoins de l'établissement.
ACTIVITES DU POSTE
Gestion administrative
- Rédiger, mettre en forme et archiver les documents administratifs (courriers, comptes rendus, procès-verbaux, rapports)
- Gérer le courrier entrant distribution et/ou traitement et/ou transfert et les messageries académiques électroniques
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
- Assurer la diffusion de l'information auprès des différentes parties prenantes (élèves, parents, enseignants, partenaires externes)
- Assurer l'interface avec le Rectorat et la DDEC 44 (situations spécifiques des enseignants, déclarations, recherche et placement des suppléants)
- Aider ponctuellement les enseignants dans leurs démarches administratives professionnelles.
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du chef d'établissement (documentation, rapports, supports de communication,
notes diverses pour les réunions.)
- Gérer l'agenda du chef d'établissement et assister à certaines réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des différents intervenants (DDEC, Rectorat, enseignants, familles, élèves)
- Répondre aux demandes d'information et orienter les interlocuteurs vers les services compétents
Suivi des dossiers
- Gérer la base de données des enseignants. Installation des enseignants (titulaires et suppléants)
- Préparation de la rentrée
- Campagnes Rectorat et DDEC 44
- Saisie des services et des heures complémentaires des enseignants et suivi des dotations du Rectorat
- Gestion de l'application Charlemagne et de l'ENT Ecole Directe
- Paramétrer le module Charlemagne administratif et notes (nouveaux enseignants.)
- Assurer le rôle de référente Charlemagne / EcoleDirecte (prise en main de l'outil pour les débutants, assistance en interne.)
- Gérer le volet d'administration du site Ecole Directe
- Paramétrer l'ENT (messagerie, espaces de travail, diffusion des notes et appréciations...)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des différents intervenants (DDEC, Rectorat, enseignants, familles, élèves)
- Répondre aux demandes d'information et orienter les interlocuteurs vers les services compétents
Suivi des dossiers
- Gérer la base de données des enseignants. Installation des enseignants (titulaires et suppléants)
- Préparation de la rentrée
- Campagnes Rectorat et DDEC 44
- Saisie des services et des heures complémentaires des enseignants et suivi des dotations du Rectorat
- Paramétrer le module Charlemagne administratif et notes (nouveaux enseignants.)
- Assurer le rôle de référente Charlemagne / EcoleDirecte (prise en main de l'outil pour les débutants, assistance en interne.)
- Gérer le volet d'administration du site Ecole Directe
- Paramétrer l'ENT (messagerie, espaces de travail, diffusion des notes et appréciations...)

SAVOIR FAIRE
- Maîtrise des techniques de gestion administrative, de la tenue de dossiers, de la rédaction de courriers et de comptes rendus.
- Compétence dans la gestion de l'agenda du chef d'établissement, la planification de réunions et d'événements.
- Aptitude à filtrer les appels téléphoniques, à gérer les courriels et à assurer une communication efficace entre les différentes parties prenantes.
- Maitrise des logiciels de la suite Office, formation à prévoir pour les logiciels spécifiques.
- Capacité à coordonner des projet