Gestionnaire Administratif et Financier à l'Institut de Physique H/F

Collège de France

Mission
Placé.e sous l'autorité hiérarchique de la responsable administrative de l'institut de physique.
Vous serez chargé.e de suivre l'ensemble des actes de gestion administrative et financière des chaires et équipes de physique ainsi que la logistique de l'institut.

Activités principales
- Réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l'établissement

- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière

- Exécution budgétaire: gérer et suivre des commandes, leur facturation sur les budgets et les contrats de recherches gérés par le Collège de France et le CNRS

- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion

- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratifs et financiers

- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du service ainsi que des manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques, missions)

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (personnels invités)

- Gérer les agendas et contrôler les échéances

- Répondre aux demandes d'informations des autres services internes et des partenaires extérieurs

- Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe

- Assurer la continuité de service

Compétences requises
- Connaissances de l'organisation de l'enseignement supérieur

- Connaissances sur la gestion financière et des marchés publics

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

- Savoir rendre compte

- Mettre en oeuvre des procédures et des règles

- Travailler en équipe et en réseau avec les services de l'établissement

- Utiliser les outils de communication et numériques (Microsoft Office) et les logiciels spécifiques à l'activité (ELAP finances et missions, GESLAB, RESEDA, CANOPE...)

- Suivre les dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés

- Capacité à structurer de manière méthodique un travail pour atteindre les objectifs assignés

- Traiter et diffuser des informations internes et externes

- Langue anglaise: compréhension, expression écrite et orale

Compétences requises nécessaires à la tenue du poste
- Sens de l'organisation

- Capacité à hiérarchiser, à établir des priorités, à transmettre les informations

- Rigueur

- Respect de la confidentialité

- Qualités relationnelles: travailler en équipe, s'intégrer et coopérer