Assistant Administratif et Travaux H/F

Clim Mag

CONTEXTE ENTREPRISE
Entreprise de génie climatique qui réalise des chantiers pour le compte d'une clientèle professionnelle, située à Pérols (34), recherche un/une candidat(e) pour un poste d'Assistant(e) administratif(ve) et travaux. L'entreprise certifiée ISO 9001 est en forte croissance et a besoin de
renforcer son équipe travaux. Rejoignez une équipe gérée avec des méthodes orientées vers la responsabilisation et la
prise d'initiative, participez à la succes story d'une PME engagée RSE.

FINALITES DU POSTE
Prendre en charge les aspects suivants :
- Gestion et suivi des commandes
- Coordination des différents acteurs internes et externes
- Mise à jour des obligations juridiques liées aux travaux et à la sous-traitance
- Gestion administrative et facturation

ACTIVITÉS PRINCIPALES
Gestion et suivi des commandes :
o S'assurer de la prise en compte effective et de l'enregistrement des commandes, garantir leur
expédition et leur livraison auprès du client
o Suivi des approvisionnements de matériels et des équipements de chantier
o Planification et suivi des interventions des techniciens
Coordination des différents acteurs internes et externes:
o S'assurer de la disponibilité des intervenants (internes, externes) et de l'accessibilité des sites
pour les interventions
o Gérer les relations quotidiennes avec les clients et les fournisseurs
o Travailler en étroite collaboration avec les différents services internes de l'entreprise (SAV,
comptabilité, service qualité...)
Mise à jour des obligations juridiques :
o Préparer les documents réglementaires pour les chantiers (autorisation, sécurité...)
o Collecter auprès des sous-traitants les documents obligatoires
Gestion administrative et facturation:
o S'assurer de la bonne transmission des informations et la tenue des applications de gestion
(facturation, compte rendu d'intervention, suivi de projet...)
o Garantir le respect des normes de qualité de l'entreprise
o Gérer la facturation, les avoirs clients, suivre les relances clients
o Contrôler et suivre les factures fournisseurs (prestataires et matériel)

FORMATION ET EXPÉRIENCE
- un diplôme de niveau Bac +2/3 est requis pour le poste :
- BTS /DUT/Licence dans le commerce, la gestion administrative
- Formation assurée par l'entreprise
- une expérience significative d'au moins 5 ans est nécessaire dans une entreprise de travaux

COMPÉTENCES
- Compétences en communication écrite et orale
- Connaissances sur la gestion administrative et la facturation
- Connaissances des contraintes administratives et juridiques des chantiers
- Capacité à travailler avec de nombreux interlocuteurs pour de nombreux projets en temps réel
(multitâches)
- Maîtrise du Pack office

SAVOIR-ÊTRE
- Rigueur et méthode
- Capacité d'adaptation et diplomatie
- Autonomie et polyvalence
- Sens des responsabilités
- Aptitudes relationnelles pour travailler avec les autres services de l'entreprise

RELATIONS HIÉRARCHIQUES ET FONCTIONNELLES
L'entreprise est organisée par pôles de compétences et fonctionne en mode collaboratif
- Rattachement hiérarchique au responsable de travaux
- Fonctionnelles : autres collaborateurs des services travaux et maintenance

MODALITÉS
- Niveau de recrutement : Bac +2/3 et 3 ans d'expérience
- Recrutement à partir de Janvier 2025 en CDI
- Statut : employé
- Durée du contrat : 39 heures
- Période d'essai : 2 mois renouvelable
- Poste situé à Pérols (34)

RÉMUNÉRATION
Rémunération selon profil et expérience
Mutuelle, tickets restaurants

CONTACT
Transmettre CV et lettre de motivation : Chloé Dubosc : **.**.**.**.** / ****@****.**