Gestionnaire H/F Ademe

La Direction régionale Grand Est de l'ADEME contribue à accélérer la transition écologique en accompagnant les entreprises et les collectivités dans leurs démarches de développement vertueux : aménagement durable, efficacité énergétique, production d'énergies renouvelables, mobilité durable et économie circulaire.
La direction est organisée en 3 pôles techniques (Territoires durables, Transition énergétique et Économie circulaire), 2 pôles cibles collectivités et entreprises, 1 pôle communication et 1 cellule de gestion mutualisées Bourgogne-Franche-Comté et Grand Est. L'équipe Grand Est compte environ 46 personnes. Elle est répartie sur trois sites à Châlons en Champagne, Metz et Strasbourg.
Sous l'autorité du Directeur régional, vous participez au fonctionnement administratif, financier et matériel de la Direction régionale ainsi qu'au soutien des ingénieurs sur ces aspects, en relation avec la Responsable Budgétaire et Juridique (RBJ).
A ce titre, vous assurez au sein de la cellule de gestion mutualisée, la gestion administrative des dossiers des ingénieurs des directions régionales Bourgogne Franche Compté et Grand Est.
Vous assurez également le rôle de référent de site par deux fonctions : celle de correspondant hygiène et sécurité et celle de correspondant environnement de travail sous la responsabilité Directeur régional délégué responsable de site. Vous êtes le relai de la DRH et de la DETSI et travaille en étroite relation avec les autres référentes de site de la DR et le manager référent correspondant pour assurer l'homogénéité de gestion des 3 sites de la direction. Il participera aux journées annuelles des correspondants hygiène, sécurité et environnement de travail.
Vous assurez ainsi des tâches d'assistance générale de l'équipe et des tâches transversales notamment le suivi des marchés d'entretien du site, la gestion des équipements, la gestion de la sécurité des biens et des personnes sur le site, l'ouverture du courrier, l'accueil du public.
Vous pouvez être amené(e) à assurer des tâches complémentaires de suivi, administration ou animation de dossiers pour le compte de l'équipe régionale (travaux de synthèse, bilan...) et être le référent sur un outil ou une procédure et enfin à réaliser des missions spécifiques pour des actions de communication, des mailings, ou autres tâches d'assistance de l'équipe.
Concernant les activités budgétaires, vous travaillez sous la responsabilité de la RBJ et en collaboration avec les autres référentes de site de la Direction et pouvez être amené(e) à intervenir sur les 2 autres sites de la direction en l'absence des autres référentes de site.

Contrats : Administration - Mise en oeuvre - Contrôle et Suivi
- Intervenir dans la préparation et l'engagement des aides (Saisie et exploitation des données, imputation des opérations, vérification de la complétude administrative des dossiers) ; Etablir des contrats
- Procéder à la validation juridique des dossiers d'un montant inférieur à 90 000 € dans le cadre de la procédure de gestion mise en place
- Assurer le suivi des calendriers : échéanciers des contrats (y compris mise à jour des échéances enregistrées) et de paiement en lien avec la cellule de paiements
- Assurer les engagements, suivi des services faits des marchés/commandes et en assurer les paiements.
- Suivre l'avancement et l'exécution technique et administrative des contrats (marchés, aides, avenants...)
Ces missions seront réalisées en collaboration avec les ingénieurs pour lesquels la gestionnaire assure le suivi des dossiers et les managers référents de pôle.
Assistance - Secrétariat: Assurer le secrétariat au sein de la Direction Régionale (Accueil, courrier, agendas, organisation de réunion, compte-rendu, tenue fichiers et base de données, ...)
Référent de site de Châlons en Champagne (correspondant hygiène et sécurité et environnement de travail)
- Recenser les besoins de maintenance des équipements (véhicule, ...), de contrôles réglementaires et les levés de réserves et de fourniture/travaux du site lien avec le gestionnaire du site et engager les actions
- mise à jour DU, bilan HSCT, BEGES