Responsable Administratif Adjoint en Charge de la Coordination H/F

Universite Paris Cite

Référence 18605 :Responsable administratif adjoint en charge de la Coordination des formations du Département universitaire de maïeutique

RÉSUMÉ DU POSTE
Le responsable administratif adjoint en charge de la coordination de la formation assure le pilotage et la
coordination des activités administratives et pédagogiques du département universitaire de
maïeutique. Il travaille en étroite collaboration avec la vice-directrice formation du DUM.
Il encadre l'équipe de scolarité, en lien avec la responsable administrative, et veille à la bonne
organisation du cursus des étudiants en maïeutique ainsi qu'à la mise en oeuvre de la formation
continue destinée aux sages-femmes.
Garant du respect des procédures et du cadre réglementaire, il contribue à la qualité du service rendu
aux étudiants, aux enseignants et aux partenaires institutionnels.
Il participe également à la valorisation de la formation à travers la collecte de la taxe d'apprentissage
et exerce le rôle de référent relations internationales du département, en lien avec la Faculté de Santé.
PROFIL RECHERCHÉ
Connaissances
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur.
- Offre de formation des diplômes de Santé
- Bonne culture administrative et juridique
- Principes et dispositifs de la formation continue.
- Logiciels de gestion (Apogée, OSE, outils bureautiques).
- Organisation et fonctionnement d'une équipe administrative.
- Dispositifs et procédures liés aux relations internationales.
Savoir-faire - Compétences opérationnelles
Les missions nécessitent des compétences juridiques, organisationnelles, administratives et
relationnelles. Le poste requiert une capacité d'adaptation au regard de la diversité des interlocuteurs
et dans un contexte d'évolutions réglementaires et organisationnelles.
- Maîtrise des outils bureautiques : Word / Excel / Power Point, messagerie
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Capacités rédactionnelles
- Communiquer et faire preuve de diplomatie
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Mettre en oeuvre une démarche qualité
Encadrement
Oui
Conditions particulières d'exercice
Conditions d'exercice :
- Pics d'activités (rentrée et fin d'année universitaire) et déplacements ponctuels sur les autres sites
de la Faculté de Santé
- Participation aux examens PASS-LAS/JPO/Salons
Le télétravail est possible après une période d'adaptation au poste, sous réserve de l'organisation et de
l'intérêt du service.
DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
Mission 1 : Coordination et pilotage de la scolarité
- Encadrer, animer et coordonner l'équipe de scolarité (2 agents).
- Assurer la répartition, l'organisation et la planification des tâches au sein du service.
- Accompagner les gestionnaires dans leurs missions et veiller à leur montée en compétences.
- Concevoir, élaborer et mettre en oeuvre les procédures liées à la gestion de la scolarité dans lerespect de la réglementation.
- Faire appliquer le calendrier annuel des opérations de scolarité.
- Assurer le suivi et la mise à jour des bases de données étudiantes.
- Superviser les paramétrages dans le logiciel Apogée (structures, MCC, règles de calcul, procès-
verbaux, relevés de notes).
- Participer à la production d'indicateurs, de bilans et de statistiques ; répondre aux enquêtes
institutionnelles.
- Apporter un appui technique et réglementaire aux agents du service et leur fournir ressources et
expertise.
- Contribuer à la prévention du contentieux étudiant.
- Participer aux réunions de coordination et aux groupes de travail en lien avec la Faculté de Santé et
les services centraux de l'université.
Mission 2 : Formation continue des sages-femmes
Mission 3 : Activités transversales