Assistant de Direction - Communaute d'Agglomeration Portes de France Thionville H/F

Structures de coopération territoriale

Sous l'autorité du Directeur Bâtiments et Cultes, l'agent assure un rôle transversal de soutien administratif, de coordination et de gestion des dossiers techniques et budgétaires. Il veille au bon fonctionnement administratif de la direction.
Basé à l'Hôtel de Communauté « bureaux de HAYANGE »

Assurer le suivi administratif et la gestion des marchés publics :
- Notifications en relation avec le service des marchés publics des OS, avenants, DC4, EXE, PV de chantier etc ...
- Suivi de l'exécution financière des marchés publics (certificats de paiements, décomptes généraux)
- Gestion des retenues de garantie, cautions bancaires, avances, application des dispositions contractuelles, contrôle des révisions de prix ...

Contribuer à la gestion financière et budgétaire de la direction :
- Saisie des bons de commande, engagements comptables
- Réaliser le suivi financier des opérations (certificats de paiements, décomptes généraux)
- Effectuer le suivi et les opérations budgétaires (Décisions Modificatives, Virements de Crédit, contrôle des lignes budgétaires)
- Aide à l'élaboration et suivi des demandes de subventions en collaboration avec le service « partenariats financiers »
- Réaliser en autonomie le suivi des subventions versées aux cultes dans le cadre de conventions
- Assister le directeur pour l'élaboration du budget et le suivi des opérations budgétaires (Décisions Modificatives, Virements de Crédit, contrôle des lignes budgétaires)
- Suivre et mettre à jour des tableaux de suivi budgétaire

Réaliser les activités administratives de la direction :
- Mettre en forme des documents administratifs et techniques
- Effectuer le classement et l'organisation des documents administratifs
- Traiter la correspondance entrante et sortante
- Suivi et élaboration de planification (réunions et instances)
- Rédiger des comptes rendus, décisions, conventions et délibérations
- Vérifier la conformité des procédures administratives

Interagir régulièrement avec les fournisseurs, les prestataires
- Accueillir téléphoniquement les agents des services et les personnes extérieures aux services
- Identifier les demandes et orienter les appels vers les personnes concernés
- Renseigner les agents des services et les prestataires
- Prendre des messages clairs et précis en cas d'absence des interlocuteurs