Assistant Administratif des Bâtiments - Sevran H/F

Communes

Placé(e) sous la responsabilité du Directeur des Bâtiments, vous aurez pour mission principales de recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction. Suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assister un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service. Expertise métier bâtiment (maîtrise logiciel Atal et dossier amiante). Gestion comptable et marché de la direction.

Missions principales :
- Assurer l'organisation et la conduite du magasin des fournitures industrielles du CTM, assurer la gestion, la présence du personnel et de l'outil informatique (ATAL) pour la direction des Bâtiments.
- Supervision des demandes de chaque service pour création de comptes de commandes des services de la direction des Bâtiments.
- Aide et assistance aux différents responsables dans le domaine de l'outil informatique Atal pour la gestion de Ieurs activités particulières.
- Assurer le secrétariat administratif du Garage municipal : gestion administrative des dossiers du service, suivi des documents liés à la flotte de véhicules, interface avec les agents du garage, les services municipaux et les prestataires extérieurs.
Traitement des dossiers et saisie de documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et tout type de document de la Direction des bâtiments.
- Rédiger des compte rendus et procès-verbaux de réunion et divers documents administratifs
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Gérer et actualiser une base d'information
- Tenir â jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires
- Assurer le secrétariat administratif du Garage municipal : gestion administrative des dossiers du service, suivi des documents liés à la flotte de véhicules, interface avec les agents du garage, les services municipaux et les prestataires extérieurs.
Accueil physique et téléphonique de la Direction des Bâtiments et prestataire
- Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Réceptionner, enregistrer et véi1fier des dossiers
- Photocopier, assembler trier et archiver des documents
- Identifier les sources de documentation, rechercher synthétiser et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances
- Établir des bons de commande via le logiciel ATAL, et CIRIL Finances, mise ä jour des informations des bâtiments municipaux (arborescence, surface, plans)
- Expertise métier bâtiment
Planification et suivi
- Gérer l'agenda du Directeur des Bâtiments, prendre et organiser les rendez-vous
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions