Coordinateur Rice Groupes Séminaires et Banquets H/F

Chateau des Vigiers Golf Country Club

Nous recherchons notre coordinateur (rice) groupes Séminaires et Banquets

Vous intégrez le service commercial du Château des Vigiers, domaine hôtelier ****, 65 chambres avec deux restaurants dont un avec une étoile au guide Michelin, un golf 27 trous, un spa Sothys.

Vous serez chargé de la bonne organisation et du suivi du déroulement de prestations groupes (séminaires résidentiels, journées d'études loisirs, banquets, golf, mariages.) et serez un soutien aux tâches de l'attaché(e) commercial(e) au Château des Vigiers
Sens de l'accueil et du détail, dynamisme et réactivité, rigueur et organisation, polyvalence, autonomie & anglais & connaissance de la région sont des qualités requises pour ce poste.

Vos tâches principales seront :

TERRAIN
- Communication & mise à jour des fiches de fonction auprès des différents services
- Vérification et aide à la mise en place des salles avant l'arrivée d'un groupe
- Accueil du client sur le site et contact régulier avec le client via téléphone portable du commercial pour répondre aux besoins sur site en relation avec le coordinateur
- Suivi du bon déroulement du séjour avec le client et les services, transmissions des éventuelles modifications de programme aux services concernés
- En l'absence de l'attaché(e) commercial(e), facturation de la journée / séjour des différentes prestations

AUTRES
- Aides aux fonctions Ventes & Administratives de l'attaché(e) commercial(e) - voir ci-dessous
- Inventaire du matériel (tables, chaises, paperboards, vidéoprojecteur, etc)

VENTES & ADMINISTRATIF EN BINOME AVEC L'ATTACHEE COMMERCIAL

Réception des demandes entrantes par email ou par téléphone pour aider l'attachée commerciale
Visite de site avec les futurs clients ou les clients potentiels si besoin
Aide au service de réservations individuelles en renfort en cas de besoin
Réalisation des devis et des propositions liées à l'hôtellerie restauration et golf et envoi dans les 24 heures maximum après la demande
Mise à jour des tableaux statistiques
Suivi des dossiers confirmés en soutien de l'attachée commerciale (suivi des arrhes en attentes, des réservations diverses et commande de services : agences inventives, location de matériel particulier, de prestataires, transferts.)
Préparation des pré-fiches de fonctions (déroulement du séjour : disposition de salle, menu, heure d'arrivée des participants...)
Point hebdomadaire avec les différents services sur les fiches de fonctions des évènements à venir avec l'attachée commerciale ou la Directrice des Ventes

CDD du 1er Avril au 31 Octobre 2026