Assistant Technique de Gestion Administrative H/F

Entreprendre Ensemble

Entreprendre Ensemble recrute un-e assistant-e technique de gestion administrative pour le service Candidathèque.

Vous serez sous la responsabilité de la responsable de département et serez en lien avec les différents départements de l'association.

Votre mission principale sera d'exercer un rôle de support et d'assistance technique de bases de données et de gestion administrative pour les services internes et/ou les partenaires extérieurs.

1. Activités principales du poste :

- Assurer le suivi administratif
Réaliser le traitement administratif des dossiers :
o Mettre à jour des supports de travail et/ou des dossiers (tableaux, traitement de texte.)
o Récupérer, vérifier et compiler les éléments administratifs concernant le public
o Faire des filtres et des extractions simples de tableaux de suivi
o Transmettre des informations administratives aux services internes
o Saisir les données du dossier administratif du public dans un ou plusieurs bases de données et/ou systèmes d'information
o Prendre RDV avec le public pour appuyer les CIP Candidathèque (idem pour annulations, reports de RDV)
o Organiser les invitations et les convocations pour ateliers/réunions de travail (téléphone, email, courrier)
o Classer les documents selon les procédures définies
S'occuper de la réservation de salles
Centraliser les demandes de fournitures et les relayer

- Organiser la gestion administrative de son service et/ou de la structure
Planifier et assurer la logistique des évènements liés aux actions du service et ou de la structure :
o Préparation du matériel
o Gestion des besoins en fournitures
Aider à la gestion des emplois du temps des conseillers
o Evaluation des priorités et urgences
o Planification des ateliers sous Outlook
Elaborer des documents supports Word et Excel pour le service et/ou la structure

- Assister la Responsable dans l'analyse et le suivi des objectifs des conventions inhérentes à l'activité de son service
o Réaliser des requêtes sur nos bases de données
o Tenir un tableau de suivi mensuel de l'activité Candidathèque ML et PLIE
o Contrôler les saisies dans les bases de données
o Contrôler les dossiers d'accompagnement réalisé : pièces justificatives, logos,
o Vérifier les critères d'éligibilités, les typologies du public, etc.
o Repérer les anomalies et proposer des améliorations
o Assurer une assistance technique auprès des collègues du service

- Assurer l'accueil téléphonique du siège
En cas d'absence de la chargée d'accueil téléphonique : prise en compte du standard du siège
o Gérer les appels entrants aux heures d'ouverture du siège et les messages du répondeur
o Assurer l'enregistrement des appels et des suites données sur le logiciel TITOO
o Assurer la gestion du parc véhicules et la réservation des billets de train
o Assurer la réservation des salles de réunion
o Assurer la gestion du courrier

- S'informer, se former
o Participer aux réunions d'équipe, de travail
o Mettre à jour ses connaissances sur les différents dispositifs et les impératifs propres à chacun.

- Piloter son activité
o Gérer son agenda, ses mails

2. Profil recherché :

Les connaissances :
- Connaissance des critères d'éligibilité sur son champ d'intervention et sur une ou plusieurs conventions
- Connaissance de l'offre de services EEDK et des principaux partenaires
- Connaissances des publics et des partenaires sur son champ d'intervention

Les savoir-faire :
- Maîtrise de l'outil bureautique (traitement des textes, tableurs.)
- Maîtrise des bases de données spécifiques à son domaine d'activité
- Maîtrise du classement et l'archivage des dossiers
- Qualités rédactionnelles
- Être autonome et force de proposition

Les savoir-être :
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Autonomie et sens de l'initiative

Modalités de recrutement :
1. Première sélection sur CV / 2. Entretien de recrutement