Secrétaire d'Accueil et Administrative H/F

Services Centraux

Le Service de Santé Étudiante (SSE) est un service commun de l'Université de Limoges.
Le SSE est composé d'une équipe pluridisciplinaire de professionnels de santé. C'est une structure de proximité, localisée au coeur des campus, accessible gratuitement pour les étudiant(e)s de l'Université de Limoges et des écoles conventionnées.
Le SSE répond aux besoins de santé des étudiant(e)s en proposant une prise en charge médico-psycho-sociale alliant prévention et soin.
Le Service Médico-Social des Personnels (SMSP) assure les missions relatives à la médecine de prévention et accompagne sur le plan socio-professionnel les personnels enseignants et BIATSS de l'Université de Limoges et des sites territoriaux (Brive, Egletons, Guéret, Tulle).
Ces 2 services sont localisés dans le bâtiment C du Campus Condorcet.
Vos missions
Pour le SSE :
- Accueil téléphonique et physique des étudiants.
- Orientation des étudiants au sein du service.
- Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicale.
Pour le SMSP :
- Accueil physique des personnels puis orientation au sein du service.
Vos activités principales
Pour le SSE :
- Assurer le secrétariat médical en réalisant l'accueil physique et téléphonique des étudiants et en les informant selon le besoin exprimé.
- Assurer la prise de rendez-vous pour les consultations des 13 professionnels de santé du service, en complément de la prise de rendez-vous en ligne
- Evaluer et réguler les demandes de rendez-vous des étudiants afin de pouvoir détecter l'urgence d'une situation/demande pour une bonne prise en charge
- Participer à la gestion médico-administrative du SSE : gestion des agendas de l'équipe de santé, organisation des plannings, vérification des pièces exigées pour la consultation, création du dossier médical de l'étudiant si inexistant et vérification des données administratives, vérification des feuilles de soins papier (FSP) et du rattachement aux CPAM, envoi des FSP et gestion des rejets, télétransmission des feuilles de soins électronique et suivis des télétransmissions
- Réaliser des opérations de gestion administrative du service médical (SSE) : traiter et diffuser les informations internes et externes concernant le fonctionnement du service, mettre à jour les différentes informations relatives au service, participer aux opérations de logistiques du service (suivi des contrats de maintenance des équipements et des bâtiments en liaison avec les services concernés aux Services Centraux de l'Université) en complémentarité avec l'adjointe administrative, gestion des stocks et commande des fournitures de bureau et des consommables en complémentarité avec l'adjointe administrative, gestion de l'évacuation et du réapprovisionnement en contenant des déchets d'activités de soins risques infectieux (DASRI), gestion du matériel d'hygiène et du suivi de l'entretien des vêtements de travail, gestion des clés et du registre visiteurs, traitement du courrier (réception, distribution, envoi et enregistrement du courrier sortant)
Pour le SMSP :
- Assurer l'accueil physique des personnels ayant rendez-vous et les orienter dans le service.
Compétences opérationnelles
- Travail en équipe
- Aisance rédactionnelle
- Savoir suivre des consignes et rendre compte de son activité
- Utilisation de l'outil bureautique et des logiciels spécifiques à l'activité
- Connaissance des techniques de rédaction administrative
Compétences comportementales
- Polyvalence, autonomie, réactivité, rigueur
- Respect du secret médical, confidentialité et neutralité
- Sens relationnel
- Sens de l'organisation et gestion des priorités
Connaissances
- Connaissance de l'Université
- Connaissances générales de la gestion administrative
- Expérience dans le domaine du secrétariat médical souhaitable
- Langue anglaise (A1-A2) serait un plus pour communiquer avec les étudiants internationaux.
Candidature : CV+ LM + diplôme